Personalbedarfsplanung

Personalbedarfsplanung ist der systematische Prozess, mit dem ein Betrieb ermittelt, wie viele Mitarbeiter mit welchen Qualifikationen zu welchem Zeitpunkt gebraucht werden. Sie beantwortet die Frage: Haben wir die richtigen Leute in der richtigen Anzahl am richtigen Ort?

Die drei Dimensionen

Quantitativ: Wie viele Mitarbeiter brauchen wir? Das hängt von Auftragsvolumen, Öffnungszeiten und Produktionsmengen ab.

Qualitativ: Welche Qualifikationen müssen vorhanden sein? Eine Station im Krankenhaus braucht nicht nur genug Personal, sondern genug examinierte Pflegekräfte.

Zeitlich: Wann werden die Mitarbeiter gebraucht? Der Bedarf am Montagmorgen unterscheidet sich vom Samstagabend. Saisonale Schwankungen kommen dazu.

Methoden der Bedarfsermittlung

In Schichtbetrieben hat sich die Stellenplanmethode bewährt: Aus den definierten Schichtmodellen und der Mindestbesetzung pro Schicht ergibt sich direkt, wie viele Stellen nötig sind. Dabei dürfen Ausfallzeiten nicht vergessen werden. Urlaub, Krankheit, Fortbildung: Im Schnitt fehlt jeder Mitarbeiter rund 20-25 % der Jahresarbeitszeit.

Praxis-Beispiel

Ein Sicherheitsunternehmen betreibt ein Objekt rund um die Uhr mit Mindestbesetzung 2. Das ergibt 3 Schichten x 2 Personen = 6 Schichtbesetzungen pro Tag. Mit 7 Wochentagen und einem Ausfallzeitfaktor von 1,25 braucht der Betrieb rechnerisch rund 10-11 Mitarbeiter, allein für dieses eine Objekt. Ohne saubere Personalplanung wird das schnell unterschätzt.

Typischer Fehler: Ausfallzeitfaktor vergessen

Der häufigste Rechenfehler: 3 Schichten, 2 Leute pro Schicht, 7 Tage die Woche = 42 Personenschichten. Geteilt durch 5 Arbeitstage pro Mitarbeiter = 8,4 Mitarbeiter. Aufgerundet 9. Die Rechnung stimmt auf dem Papier, aber sie ignoriert, dass jeder Mitarbeiter im Schnitt 30 Tage Urlaub hat, 10-15 Tage krank ist und einige Tage in Fortbildungen steckt. Der reale Bedarf liegt bei 10-11.

Den Ausfallzeitfaktor berechnen Sie so: Jahresarbeitstage minus Urlaub, Krankheit, Fortbildung, Feiertage. Teilen Sie die Jahresarbeitstage durch das Ergebnis. In den meisten Betrieben liegt der Faktor zwischen 1,2 und 1,3. Mehr zur Berechnung finden Sie unter Brutto-Netto-Arbeitszeit.