Verfügbarkeitsplanung

Verfügbarkeitsplanung bedeutet, systematisch zu erfassen, wann welche Mitarbeiter für Schichten einsetzbar sind. Sie bildet die Grundlage für jeden realistischen Dienstplan.

Was wird erfasst?

Bei der Verfügbarkeitsplanung fließen verschiedene Informationen zusammen:

• Vertragliche Arbeitszeit: Vollzeit, Teilzeit, Minijob
• Feste Einschränkungen: Berufsschultage, Mutterschutz, gesundheitliche Einschränkungen (z. B. keine Nachtarbeit)
• Urlaub und Abwesenheiten: Genehmigte Urlaube, Fortbildungen, Elternzeit
• Individuelle Präferenzen: Bevorzugte Schichten, Wünsche für freie Tage

Warum reicht „Wer hat Zeit?" nicht aus?

Viele Planer arbeiten noch nach dem Prinzip „Ich schaue, wer frei hat, und teile ein". Das funktioniert bei kleinen Teams. Ab einer gewissen Größe verlieren Sie aber den Überblick. Wer darf laut Vertrag maximal 20 Stunden pro Woche arbeiten? Wer hat diese Woche schon 45 Stunden? Wer war letzte Woche dreimal Nachtschicht und braucht jetzt einen Ausgleich?

Ohne strukturierte Verfügbarkeitsplanung planen Sie gegen Einschränkungen, die Sie erst bemerken, wenn es zu spät ist.

Praxis-Tipp

Lassen Sie Mitarbeiter ihre Verfügbarkeiten selbst pflegen. Ein fester Stichtag pro Monat, bis zu dem Einschränkungen und Wünsche gemeldet werden müssen, bringt Ordnung in den Prozess. So haben Sie beim Planen alle relevanten Informationen auf einen Blick und vermeiden nachträgliche Änderungen am fertigen Dienstplan.

Verfügbarkeitsplanung und Wunschdienstplan

Die Verfügbarkeitsplanung liefert die harten Fakten (wer kann wann?), der Wunschdienstplan die weichen Präferenzen (wer will wann?). Beides zusammen ergibt das vollständige Bild für den Planer. Ohne Verfügbarkeitsdaten planen Sie gegen Einschränkungen, die Sie nicht kennen. Ohne Wünsche planen Sie gegen die Motivation Ihres Teams.

Typischer Fehler

Viele Betriebe erfassen die Verfügbarkeit nur einmalig beim Einstieg. Aber Lebensumstände ändern sich: Ein Mitarbeiter beginnt eine Weiterbildung am Dienstagabend, eine Kollegin übernimmt die Betreuung ihrer Mutter am Freitag. Wenn die Verfügbarkeitsdaten nicht regelmäßig aktualisiert werden, plant der Dienstplaner mit veralteten Informationen und die Konflikte sind vorprogrammiert.