Anforderungsprofil

Ein Anforderungsprofil beschreibt die Qualifikationen, Fähigkeiten und Eigenschaften, die ein Mitarbeiter für eine bestimmte Position oder Schicht mitbringen muss. Es dient als Grundlage für die korrekte Zuordnung von Personal zu Aufgaben.

Was steht in einem Anforderungsprofil?

Je nach Branche können ganz unterschiedliche Kriterien relevant sein:

• Fachliche Qualifikation: Ausbildung, Zertifikate, Sachkundenachweise (z. B. §34a GewO im Sicherheitsdienst)
• Erfahrung: Einarbeitungsstand, Betriebszugehörigkeit, Kenntnis bestimmter Abläufe
• Körperliche Eignung: Nachtarbeitstauglichkeit, Belastbarkeit bei körperlicher Arbeit
• Soft Skills: Teamfähigkeit, Führungskompetenz bei Schichtleitungen

Warum ist das für die Dienstplanung wichtig?

Ohne klare Anforderungsprofile planen Sie im Blindflug. Ein häufiger Fehler: Es wird nur nach Verfügbarkeit geplant, nicht nach Eignung. Das führt dazu, dass eine Schicht zwar besetzt ist, aber die falsche Person am falschen Ort steht.

In der Personaleinsatzplanung sorgen Anforderungsprofile dafür, dass qualifikationsabhängige Vorgaben automatisch berücksichtigt werden. Beim Erstellen des Dienstplans wird direkt geprüft, ob der eingeplante Mitarbeiter die nötigen Voraussetzungen erfüllt.

Beispiel aus der Pflege

Eine Intensivstation verlangt Pflegekräfte mit Fachweiterbildung. Ohne hinterlegtes Anforderungsprofil könnte versehentlich eine Pflegehilfskraft eingeplant werden. Das Profil verhindert solche Fehler systematisch.

Anforderungsprofil und Qualifikationsmatrix

Die Qualifikationsmatrix ist das Werkzeug, mit dem Sie Anforderungsprofile in der Praxis abbilden. In der Matrix steht pro Mitarbeiter, welche Qualifikationen vorhanden sind. Die Profile definieren, welche Qualifikationen pro Position gebraucht werden. Der Abgleich ergibt sich dann automatisch.

Praxis-Tipp

Halten Sie Anforderungsprofile schlank. Drei bis fünf Kriterien pro Position reichen in den meisten Fällen. Wenn ein Profil zehn Punkte umfasst, findet der Planer kaum noch passende Mitarbeiter und die Schichtbesetzung wird unnötig kompliziert. Konzentrieren Sie sich auf die Kriterien, die wirklich einen Unterschied machen: Gibt es einen Sachkundenachweis? Ist jemand als Ersthelfer qualifiziert? Darf die Person Nachtschicht arbeiten?