Mindestbesetzung

Mindestbesetzung bezeichnet die minimale Anzahl an Mitarbeitern, die zu einem bestimmten Zeitpunkt in einem Bereich oder einer Schicht anwesend sein müssen. Fällt die Besetzung unter diesen Wert, kann der Betrieb nicht ordnungsgemäß weiterlaufen oder es entstehen Sicherheitsrisiken.

Woher kommt die Mindestbesetzung?

Die Vorgaben können aus verschiedenen Quellen stammen:

• Gesetzliche Vorschriften: In der Pflege schreiben Personalverordnungen der Länder Mindestbesetzungen vor (Stichwort Personalschlüssel)
• Behördliche Auflagen: Sicherheitsdienste müssen bestimmte Objekte mit einer festgelegten Anzahl an Kräften besetzen
• Betriebliche Anforderungen: Eine Produktionslinie braucht z.B. mindestens 3 Personen, damit sie laufen kann
• Arbeitsschutz: Für bestimmte Tätigkeiten muss aus Sicherheitsgründen immer eine zweite Person anwesend sein

Bedeutung für die Dienstplanung

Die Mindestbesetzung ist eine der härtesten Randbedingungen beim Erstellen eines Dienstplans. Sie lässt sich nicht verhandeln. Wenn die Frühschicht 4 Personen braucht, dann braucht sie 4 Personen. Alles andere muss sich danach richten.

Das wird besonders herausfordernd in der Urlaubszeit, bei Krankheitswellen oder an Feiertagen. Ein guter Planer hält deshalb immer einen Puffer vor und hat einen Plan für den Fall, dass die Mindestbesetzung gefährdet ist, etwa durch Springer.

Mindestbesetzung vs. Sollbesetzung

Die Mindestbesetzung ist das Minimum, die Sollbesetzung das Optimum. Wenn eine Station in der Pflege eine Mindestbesetzung von 3 hat, aber normalerweise mit 5 Kräften arbeitet, liegt die Sollbesetzung bei 5. Drei Kräfte halten den Betrieb am Laufen, aber unter Vollbelastung und mit deutlich höherem Stresslevel.

Ein häufiger Fehler: Die Mindestbesetzung wird zur Regelbesetzung. Wenn Sie dauerhaft nur das Minimum planen, brennt das Team aus. Planen Sie die Sollbesetzung als Standard und die Mindestbesetzung nur als Notfalllösung.

Was passiert bei Unterschreitung?

Die Folgen hängen von der Branche ab. In der Pflege riskieren Sie Beanstandungen durch den MDK und schlimmstenfalls Belegungsstopps. Im Sicherheitsdienst drohen Vertragsstrafen vom Auftraggeber. In der Produktion steht im besten Fall die Linie still, im schlimmsten Fall passiert ein Arbeitsunfall, weil die vorgeschriebene Zwei-Personen-Regel nicht eingehalten wurde.

Dokumentieren Sie jede Unterschreitung mit Grund und Gegenmaßnahme. Bei einer Prüfung zählt, ob Sie nachweislich alles getan haben, um die Besetzung zu halten.