Dienstplan Sicherheitsdienst

Ein Experten-Take von Lilia Kakuno

Lilias Meinung: "Im Sicherheitsdienst zu planen ist wie Schach auf drei Brettern gleichzeitig. Wer hier den Überblick verliert, riskiert nicht nur unzufriedene Mitarbeiter, sondern echte rechtliche Konsequenzen. Es geht um Qualifikationen, Tarifverträge und gnadenlose Flexibilität – aber mit System ist das absolut machbar."

Warum die Planung im Sicherheitsdienst eine ganz eigene Liga ist

Vergesst alles, was ihr über Schichtplanung in der Gastronomie oder im klassischen Einzelhandel wisst. Die Sicherheitsbranche tickt völlig anders. Unsere Leute arbeiten nicht brav jeden Tag am selben Ort von 9 bis 17 Uhr. Sie sind an wechselnden Standorten im Einsatz, müssen spezifische Anforderungen erfüllen und das Ganze oft auch noch auf Zuruf.

Stellt euch vor: Ihr habt ein Bürogebäude, das nachts einen Wachmann mit einer einfachen Unterrichtung nach § 34a braucht. Gleichzeitig habt ihr ein Festival am Wochenende, für das ihr fünf Leute mit Sachkundeprüfung abstellen müsst. Und dann ruft auch noch der Bauleiter an, weil ab Montag seine Großbaustelle für drei Wochen rund um die Uhr bewacht werden muss.

Jeder dieser Aufträge verlangt nach einer anderen Qualifikation, einer anderen Teamstärke und läuft über völlig unterschiedliche Zeiträume. Euer Dienstplan muss all das sauber abbilden – und wehe, ihr verletzt dabei gesetzliche Vorgaben.

Wo es richtig knifflig wird

Das Qualifikations-Puzzle

Im Sicherheitsgewerbe dürft ihr nicht einfach irgendwen irgendwo hinstellen. Die Gewerbeordnung (§ 34a GewO) gibt uns klare Spielregeln vor:

• Unterrichtung (40 Stunden): Reicht für die Basics. Pfortendienst oder der klassische Objektschutz, bei dem kein großes Publikum unterwegs ist.
• Sachkundeprüfung: Ein absolutes Muss, wenn ihr Türsteher, Kaufhausdetektive oder Leute für den öffentlichen Raum plant. Auch für leitende Funktionen braucht ihr dieses Zertifikat.
• Die Extras: Je nach Job braucht ihr Leute mit Zusatzausbildungen – zum Beispiel Brandschutzhelfer, Ersthelfer oder sogar die Waffensachkunde.

Wenn ihr Schichten nur danach besetzt, wer gerade ans Telefon geht, riskiert ihr, dass unqualifiziertes Personal am falschen Ort steht. Das ist nicht nur peinlich vor dem Kunden, sondern ein handfester Verstoß gegen die GewO, der euch im schlimmsten Fall die Bewachungserlaubnis kostet.

Jeden Tag woanders: Wechselnde Einsatzorte

Unsere Leute sind oft Nomaden. Eine typische Sicherheitsfirma mit 30 Mitarbeitern jongliert oft mit:

• 3 bis 5 Daueraufträgen (wie klassischer Objektschutz oder Werkschutz)
• 2 bis 8 Events pro Woche, die kreuz und quer in der Stadt verteilt sind
• Kurzfristigen Sonderbaustellen oder Messe-Einsätzen

Euer Dienstplan darf also nicht nur klären, wer wann arbeitet, sondern auch wo. Und ihr müsst immer die Anfahrtswege im Blick haben – kann der Mitarbeiter das nächste Objekt überhaupt rechtzeitig erreichen?

Schichtlängen? Ein bunter Mix!

Wer bei uns nach der klassischen 8-Stunden-Schicht sucht, wird lange suchen. Die Realität sieht eher so aus:

• Beim Event-Dienst seid ihr oft nach 4 bis 6 Stunden durch.
• Die reine Nachtbewachung frisst 8 bis 12 Stunden am Stück.
• Messe-Jobs können schon mal 10 bis 14 Stunden dauern, und das über mehrere Tage.
• Im Revierdienst springen die Leute von einer Kurzschicht zur nächsten.

Mit einem starren 3-Schicht-Modell kommt ihr hier nicht weit. Eure Planung muss atmen können.

Das "Kurzfristigkeits-Monster"

Gerade im Event-Geschäft klingelt oft erst drei Tage vor der Veranstaltung das Telefon. "Wir brauchen am Samstag sechs Leute." Wer dann erst anfängt, Excel-Tabellen zu wälzen und Leute abzutelefonieren, hat den Kampf schon verloren.

Was uns in der Praxis wirklich den Hintern rettet:

• Der clevere Personal-Mix: Baut euch ein festes Stammteam für die planbaren Daueraufträge auf und haltet euch einen flexiblen Pool an Aushilfen für die plötzlichen Spitzen warm.
• Rasante Kommunikation: Wenn ihr eine Schicht zuweist, muss der Mitarbeiter das innerhalb von Minuten auf seinem Handy sehen.
• Transparente Verfügbarkeiten: Ihr müsst auf Knopfdruck wissen, wer diese Woche noch freie Kapazitäten hat und wer bereits am Limit ist.

Rechtliche Stolperfallen, die ihr kennen müsst

Der Tarifvertrag diktiert die Regeln

Die meisten von uns sind an den BDSW-Tarifvertrag oder an regionale Verträge gebunden. Da steht genau drin, was Sache ist:

• Mindestlöhne: Die richten sich nach der genauen Tätigkeit und dem Bundesland – und liegen oft spürbar über dem gesetzlichen Mindestlohn.
• Die Zuschläge: Nachtarbeit bringt meist 10 % extra, Sonntage zwischen 25 % und 50 %, und an Feiertagen verdoppelt sich oft der Lohn (100 % Zuschlag).
• Höchstarbeitszeiten: Vergesst nicht die Sonderregeln für den Bereitschaftsdienst.

Die Nachtschicht ist unser Alltag

In kaum einer anderen Branche wird so viel im Dunkeln gearbeitet. Für euch als Planer heißt das:

• Ab 23:00 Uhr bis 06:00 Uhr müsst ihr Nachtzuschläge berechnen.
• Eure "Nachtarbeiter" haben ein Recht auf arbeitsmedizinische Vorsorge. Vergesst das nicht!
• Das Wichtigste: Die 11-Stunden-Ruhezeit. Wenn jemand bis 6 Uhr morgens arbeitet, darf seine nächste Schicht frühestens um 17:00 Uhr beginnen. Punkt.

Ohne Doku geht gar nichts

Spätestens seit 2022 ist die systematische Arbeitszeiterfassung Pflicht. Aber wir im Sicherheitsdienst müssen noch eine Schippe drauflegen:

• Viele Auftraggeber bestehen auf ein lückenloses Wachbuch.
• Ihr müsst die Qualifikationen eurer Leute jederzeit nachweisen können.
• Für den Revierdienst braucht ihr verlässliche Kontrollnachweise (Wächterkontrollsystem).

Die klassischen Planungs-Fails (und wie ihr sie vermeidet)

• Qualifikationen ignoriert: Der Kollege ohne Sachkundeprüfung steht an der Tür. Kommt das Ordnungsamt, gibt's fette Bußgelder und der Kunde springt ab.
• Teleportation erwartet: Ihr plant jemanden kurzfristig für ein Objekt am anderen Ende der Stadt ein, ohne die Fahrzeit zu berechnen. Das klappt nie.
• Überstunden aus den Augen verloren: Die vielen Nacht- und Wochenendschichten lassen das Stundenkonto explodieren. Wer da nicht mitrechnet, bekommt am Monatsende Schnappatmung.
• Immer die Gleichen verheizen: Wenn immer nur dieselben Leute die harten Nachtschichten schieben, kündigen sie euch. Rotation ist nicht nur fair, sondern gesetzlich gewollt.
• Keinen Plan B: Der Typ mit der Waffensachkunde wird krank, und ihr habt keinen Springer. Das ist der Moment, wo ihr den Auftrag verliert.

Lilias Checkliste für die perfekte Sicherheits-Planung

Ein wirklich guter Dienstplan im Sicherheitsgewerbe ist ein echtes Multitalent. Er muss fünf Dinge fehlerfrei beherrschen:

1. Den kompletten Auftrag abbilden: Wo, wann, wie viele Leute und mit welchen Skills?
2. Qualifikationen smart matchen: Das System darf nur die Leute vorschlagen, die auch die richtigen Scheine in der Tasche haben.
3. Zeiten knallhart überwachen: Ruhezeiten, Höchstarbeitszeit und Überstunden müssen immer im grünen Bereich bleiben.
4. Tarif-Zuschläge automatisch berechnen: Wer das per Hand macht, macht Fehler.
5. Echtzeit-Kommunikation: Wenn sich was ändert, muss das Team es sofort wissen.

Mein Fazit: Wenn ihr mehr als 15 bis 20 Leute habt und auf verschiedenen Hochzeiten tanzt, schmeißt Excel und die WhatsApp-Gruppen über Bord. Ihr braucht ein System, das diese verrückte Komplexität für euch managt – sonst seid ihr irgendwann nur noch am Brände löschen.