Zuschläge

Aus der Praxis: "Zuschläge sind in der Dienstplanung oft entscheidend. Viele Planer scheuen das Thema, weil die Berechnung komplex wirkt. Tatsächlich sind Zuschläge ein wirksames Steuerungsinstrument. Wer die Regeln kennt, plant rechtssicher, schont das Personalbudget und bietet dem Team faire Vergütungen für ungünstige Arbeitszeiten."

Funktion und Bedeutung von Zuschlägen

Arbeit nachts, sonntags oder an Feiertagen ist mit erheblichen Einschränkungen für das Privatleben verbunden. Zuschläge gleichen diesen Nachteil als Aufschlag auf den Stundenlohn aus. Für die Personalplanung sind sie zugleich ein wichtiger Hebel, um Schichten fair und attraktiv zu besetzen.

Wer hat Anspruch auf Zuschläge?

Ein verbreiteter Irrtum besagt, es gebe einen allgemeinen gesetzlichen Anspruch auf Sonntags- oder Feiertagszuschläge. Das ist nicht zutreffend. Das Arbeitszeitgesetz schreibt für Sonntagsarbeit lediglich einen Ersatzruhetag vor. Eine monetäre Vergütung sieht es nicht vor.

Die einzige gesetzliche Ausnahme ist die Nachtarbeit: § 6 Abs. 5 ArbZG verlangt einen "angemessenen Ausgleich". Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat das mit 25 % definiert (BAG, Urteil v. 9.12.2015, Az. 10 AZR 423/14), bei Dauernachtarbeit sogar 30 % (BAG, Urteil v. 31.8.2022, Az. 10 AZR 248/19). Bei geltendem Tarifvertrag ist allerdings dieser maßgeblich, was häufig zu niedrigeren Sätzen führt.

In der Praxis regeln meistens Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen oder Arbeitsverträge, wer welche Zuschläge erhält. Daher die erheblichen Unterschiede zwischen den Betrieben.

Steuerfreiheit von Zuschlägen

Das Einkommensteuergesetz (§ 3b EStG) regelt, bis zu welcher Höhe Zuschläge steuerfrei bleiben. Diese Grenzen sind keine Pflichtvorgaben für die Höhe der Zuschläge, sondern Obergrenzen für die steuerliche Behandlung.

Voraussetzungen für die Steuerfreiheit:

• Die Steuerfreiheit gilt nur für einen Grundlohn von maximal 50 Euro pro Stunde.
• Der Zuschlag muss zusätzlich zum Grundlohn gezahlt werden. Pauschalen sind nicht zulässig.
• Die Arbeit muss tatsächlich zu diesen Zeiten geleistet worden sein.
• Die Zeiten sind einzeln und nachvollziehbar zu dokumentieren.

(Hinweis zur Sozialversicherung: Hier liegt die Grenze niedriger. Zuschläge sind nur bis zu einem Grundlohn von 25 Euro pro Stunde sozialversicherungsfrei.)

Branchenspezifische Zuschlagshöhen

Die tatsächliche Zuschlagshöhe ist branchenabhängig. Übersicht (Stand Januar 2026, exemplarisch nach den jeweils zentralen Tarifverträgen). Eine Dienstplan Software für die Pflege oder eine automatisierte Dienstplan Software für die Gebäudereinigung muss diese Feinheiten abbilden:

Empfehlung: Verlassen Sie sich nicht auf "typische" Werte. Prüfen Sie stets den eigenen, aktuellen Tarifvertrag. Es gibt erhebliche regionale Unterschiede, und nach jeder Tarifrunde ändern sich die Sätze. Verbindlich ist immer die aktuelle Verbandskommunikation oder die im BAnz veröffentlichte Fassung des AVE-Tarifs.

Schwerpunkt Sicherheitsgewerbe

Im Sicherheitsgewerbe (für das eine spezielle Dienstplan Software für Sicherheitsdienste zur Verfügung steht) liegt der tarifliche Nachtzuschlag häufig bei nur 10 %. Das liegt unter den 25 %, die das BAG vorschlägt. Der Tarifvertrag hat hier Vorrang vor dem Gesetz. Bei Tarifbindung an den BDSW-Tarifvertrag besteht Rechtssicherheit.

Bei einem Austritt aus der Tarifbindung gilt wieder der 25 %-Maßstab des BAG. Ohne Tarif wird es im Zweifel kostenintensiver.

Beispielrechnung

Ein Mitarbeiter aus dem Objektschutz übernimmt die Sonntagsschicht von 22:00 bis 06:00 Uhr. Sein Grundlohn liegt bei 14,50 Euro. Laut BDSW-Tarifvertrag erhält er 10 % Nachtzuschlag und 50 % Sonntagszuschlag.

Abrechnung:

• 22:00-23:00 Uhr: Nur Sonntagszuschlag, da die gesetzliche Nachtzeit erst um 23 Uhr beginnt. Berechnung: 14,50 € + 7,25 € = 21,75 €
• 23:00-06:00 Uhr: Sonntags- und Nachtzuschlag. Berechnung: 14,50 € + 7,25 € + 1,45 € = 23,20 € pro Stunde

Alles bleibt steuerfrei, weil der Grundlohn unter 50 Euro liegt und die Freigrenzen nicht überschritten werden. Ohne Tarifvertrag stünden dem Mitarbeiter 25 % Nachtzuschlag zu, was die Stunde ab 23 Uhr auf 25,38 € anheben würde. Eine Gastromatic Alternative oder ein modernes Planungstool berechnet solche Szenarien automatisch im Hintergrund.

Tipp: Für die schnelle Berechnung steht der kostenlose Nachtzuschlag-Rechner zur Verfügung.

Typische Stolperfallen

Aus der Praxis bei Betriebsprüfungen sind folgende Fehler besonders relevant:

• Pauschalzuschläge ohne Einzelnachweis: Eine monatliche "Nachtpauschale" akzeptiert das Finanzamt nicht. Erforderlich sind minutengenaue Arbeitszeiten. Ohne Nachweis wird voll versteuert.
• Zuschläge auf falschem Grundlohn: Maßgeblich ist allein der reine Stundenlohn. Prämien, Provisionen oder Boni gehören nicht in die Zuschlagsberechnung.
• Doppelte Zuschläge übersehen: Bei Nachtarbeit an einem Feiertag fallen beide Zuschläge an. Der niedrigere darf nicht entfallen.
• Tarifvertrag nicht beachtet: Die Vergütung "nach Bauchgefühl" führt zu Nachzahlungen oder Mitarbeiterfrust.

BAG-Urteil 2022 zur Dauernachtarbeit im Detail

Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 31.08.2022 (Az. 10 AZR 248/19) hat klargestellt, was Dauernachtarbeit konkret heißt und welcher Zuschlag dafür angemessen ist:

• Dauernachtarbeit liegt vor, wenn der Mitarbeiter ausschließlich Nachtschichten leistet, ohne reguläre Schichtwechsel-Rotation.
• Angemessener Ausgleich ist hier ein Zuschlag von 30 Prozent auf den Grundlohn (statt 25 Prozent bei wechselnder Schichtarbeit).
• Der höhere Zuschlag berücksichtigt, dass Dauernachtarbeit deutlich gesundheitsbelastender ist als rotierende Modelle.

Was das in der Praxis bedeutet: Wer im Sicherheitsgewerbe oder in der Pflege ein Dauernachtmodell fährt, ohne den 30-Prozent-Aufschlag zu zahlen, hat ein Klage-Risiko. Der BAG-Spruch wirkt rückwirkend, Ansprüche der letzten drei Jahre können nachgefordert werden, sofern keine wirksame Verfallsklausel gilt.

Doppelzuschlag und Gleichbehandlungsgrundsatz

Hier der häufigste Lohnabrechnungs-Fehler: Wenn eine Schicht in zwei Zuschlagszeiten fällt (Beispiel: Sonntagsnachtschicht), gelten beide Zuschläge nebeneinander, beide jeweils auf den Grundlohn berechnet, nicht aufeinander multipliziert. Wer den Sonntagszuschlag von 50 Prozent auf den schon erhöhten Nachtlohn aufschlägt, schafft einen ungewollt hohen Auszahlungsanspruch und muss den nach Gleichbehandlungsgrundsatz für alle Mitarbeiter und für die Zukunft beibehalten.

Die saubere Berechnung: Grundlohn + (Grundlohn × 0,5 Sonntagszuschlag) + (Grundlohn × 0,25 oder 0,4 Nachtzuschlag) = Bruttolohn dieser Stunde. Beide Zuschläge sind im jeweils gültigen Rahmen steuerfrei nach § 3b EStG.

Fazit für die Dienstplanung

Jede Schicht zu ungünstigen Zeiten verursacht Mehrkosten. Die Höhe bestimmt der Tarifvertrag. Ohne sorgfältige Planung wird das Budget schnell überschritten. Eine durchdachte Planung, etwa indem Schichtwechsel so gelegt werden, dass weniger teure Nachtstunden anfallen, senkt die Kosten erheblich, ohne Schichten unbesetzt zu lassen. Eine spezialisierte Dienstplan Software für die Gastronomie oder für andere Branchen erkennt diese Kostenfallen bereits bei der Planerstellung.

Praxis-Empfehlungen für die Planung

• Tarifvertrag prüfen: Notieren Sie die exakten Prozentsätze für Nacht, Sonntag und Feiertage aus dem Arbeits- oder Tarifvertrag.
• Schichtgrenzen optimieren: Eine Verschiebung des Frühschichtbeginns von 5:00 Uhr auf 6:00 Uhr spart eine Stunde Nachtzuschlag.
• Sauber dokumentieren: Eine digitale Zeiterfassung trennt Schichten und Zuschlagszeiten automatisch.
• Lohnarten korrekt pflegen: Legen Sie in der Lohnsoftware (oder Dienstplan-Software) exakte Lohnarten für die verschiedenen Zuschläge an.