Zuschläge

Ein Experten-Take von Lilia Kakuno

Lilias Meinung: "Zuschläge sind in der Dienstplanung oft das Zünglein an der Waage. Viele Planer haben Angst davor, weil die Berechnung kompliziert wirkt – aber eigentlich sind sie ein geniales Werkzeug! Wenn wir die Regeln kennen, können wir nicht nur rechtssicher planen, sondern auch unser Personalbudget schonen und gleichzeitig unserem Team faire Extras für unsoziale Arbeitszeiten bieten."

Warum wir Zuschläge lieben sollten (ja, wirklich!)

Seien wir ehrlich: Wer arbeitet schon gerne nachts, sonntags oder an Feiertagen, während Familie und Freunde auf dem Sofa sitzen? Zuschläge sind genau dafür da – als Aufschlag auf den Stundenlohn sollen sie den Nachteil ausgleichen, den Arbeit zu diesen unsozialen Zeiten mit sich bringt. Aber für uns Planer sind sie noch mehr: Sie sind unser Hebel, um Schichten fair und attraktiv zu besetzen.

Haben eigentlich alle Anspruch auf Zuschläge? (Spoiler: Nein!)

Hier hält sich ein hartnäckiger Mythos: Viele glauben, es gäbe einen allgemeinen, gesetzlichen Anspruch auf Sonntags- oder Feiertagszuschläge. Das stimmt so nicht! Das Arbeitszeitgesetz sagt uns lediglich, dass wir für Sonntagsarbeit einen Ersatzruhetag einplanen müssen. Von Geld steht da erst mal nichts.

Die einzige Ausnahme im Gesetz ist die Nachtarbeit: Hier verlangt § 6 Abs. 5 ArbZG einen "angemessenen Ausgleich". Was "angemessen" bedeutet, hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) mit 25 % definiert (bei Dauernachtarbeit sogar 30 %). Aber Achtung: Wenn ein Tarifvertrag gilt, bestimmt dieser die Höhe – und das kann oft deutlich weniger sein.

In unserer Praxis regeln also meistens Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen oder Arbeitsverträge, wer wie viel extra bekommt. Das erklärt auch, warum die Sätze von Betrieb zu Betrieb so schwanken.

Der Steuer-Joker: Wann Zuschläge brutto wie netto sind

Das Einkommensteuergesetz (§ 3b EStG) hat ein echtes Geschenk für uns parat: Es legt fest, bis zu welcher Höhe Zuschläge steuerfrei bleiben. Wichtig zu verstehen: Diese Grenzen sind keine Pflichtvorgaben für die Höhe eurer Zuschläge, sondern nur die magische Grenze für das Finanzamt.

Damit das Finanzamt mitspielt, müsst ihr ein paar Dinge beachten:

• Die Steuerfreiheit gilt nur für einen Grundlohn von maximal 50 Euro pro Stunde.
• Der Zuschlag muss zwingend neben dem Grundlohn gezahlt werden. Pauschalen funktionieren hier nicht!
• Eure Leute müssen die Arbeit tatsächlich zu diesen Zeiten geleistet haben.
• Und ganz wichtig: Wir müssen diese Zeiten einzeln und sauber dokumentieren.

(Kleiner Hinweis für die Sozialversicherung: Hier liegt die Grenze niedriger. Zuschläge sind nur bis zu einem Grundlohn von 25 Euro pro Stunde sozialversicherungsfrei.)

So unterschiedlich zahlen die Branchen

Ich sehe es jeden Tag bei verschiedenen Kunden: Was am Ende auf dem Zettel steht, ist komplett branchenabhängig. Hier mal ein kleiner Einblick aus meinem Alltag – und der Grund, warum eine gute Dienstplan Software für die Pflege oder eine automatisierte Dienstplan Software für die Gebäudereinigung diese Feinheiten beherrschen muss:

Mein Tipp an euch: Verlasst euch nie blind auf diese "typischen" Werte. Checkt immer euren eigenen, aktuellen Tarifvertrag. Es gibt oft starke regionale Unterschiede!

Ein Blick auf das Sicherheitsgewerbe

Bleiben wir mal beim Sicherheitsgewerbe (für das wir übrigens eine spezielle Dienstplan Software für Sicherheitsdienste anbieten): Der tarifliche Nachtzuschlag liegt hier oft bei nur 10 %. Das ist zwar weit unter den 25 %, die das BAG eigentlich vorschlägt, aber hier gilt: Tarifvertrag schlägt Gesetz. Solange ihr euch an den BDSW-Tarifvertrag haltet, seid ihr rechtlich auf der sicheren Seite.

Aber Vorsicht: Steigt ihr aus der Tarifbindung aus, müsst ihr euch wieder am 25 %-Maßstab des BAG orientieren. Ohne Tarif wird es also im Zweifel teurer für euch.

Rechnen wir das mal gemeinsam durch

Nehmen wir an, ein Mitarbeiter aus dem Objektschutz übernimmt die Sonntagsschicht von 22:00 bis 06:00 Uhr. Sein Grundlohn liegt bei 14,50 Euro. Laut BDSW-Tarifvertrag bekommt er 10 % Nachtzuschlag und 50 % Sonntagszuschlag.

So sieht das auf der Abrechnung aus:

• 22:00-23:00 Uhr: Hier gibt es nur den Sonntagszuschlag, da die gesetzliche Nachtzeit erst um 23 Uhr beginnt. Rechnung: 14,50 € + 7,25 € = 21,75 €
• 23:00-06:00 Uhr: Jetzt gibt es den Sonntags- UND den Nachtzuschlag. Rechnung: 14,50 € + 7,25 € + 1,45 € = 23,20 € pro Stunde

Das Schöne daran: Alles bleibt steuerfrei, weil der Grundlohn unter 50 Euro liegt und wir die Freigrenzen nicht überschreiten. Hätte der gleiche Mitarbeiter keinen Tarifvertrag, stünden ihm 25 % Nachtzuschlag zu, was die Stunde ab 23 Uhr direkt auf 25,38 € treiben würde. Eine intelligente Gastromatic Alternative oder ein modernes Planungstool rechnet solche Szenarien übrigens im Hintergrund automatisch für euch aus.

Tipp: Ihr wollt eure Zuschläge schnell und unkompliziert berechnen? Nutzt unseren kostenlosen Nachtzuschlag-Rechner.

Typische Stolperfallen (und wie ihr sie vermeidet)

Ich habe schon einige Betriebsprüfungen begleitet. Das sind die Fehler, die euch richtig wehtun können:

• Pauschalzuschläge ohne Einzelnachweis: Das Finanzamt lacht über eine monatliche "Nachtpauschale". Die wollen minutengenaue Arbeitszeiten sehen. Ohne Nachweis wird voll versteuert!
• Zuschläge auf den falschen Grundlohn: Bitte rechnet immer nur mit dem reinen Stundenlohn. Prämien, Provisionen oder andere Boni haben bei der Berechnung von Zuschlägen nichts zu suchen.
• Doppelte Zuschläge vergessen: Wenn jemand nachts an einem Feiertag arbeitet, kassiert er beide Zuschläge! Lasst den niedrigeren nicht einfach unter den Tisch fallen.
• Tarifvertrag nicht im Griff: Viele zahlen "nach Bauchgefühl". Das endet entweder in teuren Nachzahlungen oder frustrierten Mitarbeitern.

Mein Fazit für eure Dienstplanung

Jede Schicht zu "Unzeiten" kostet euch Geld. Wie viel, bestimmt euer Tarifvertrag. Wenn wir bei der Planung nicht aufpassen, sprengen wir ruckzuck das Budget. Wenn wir aber schlau planen – zum Beispiel indem wir Schichtwechsel so legen, dass wir weniger teure Nachtstunden produzieren – können wir die Kosten massiv senken, ohne dass die Schicht unbesetzt bleibt. Eine spezialisierte Dienstplan Software für die Gastronomie oder für euren jeweiligen Sektor hilft euch dabei, diese Kostenfallen schon bei der Planerstellung zu erkennen.

Lilias Praxis-Tipps für die Planung

• Tarifvertrag checken: Holt euren Arbeits- oder Tarifvertrag raus und notiert euch genau die Prozentsätze für Nacht, Sonntag und Feiertage.
• Schichtgrenzen optimieren: Könnt ihr den Start der Frühschicht von 5:00 Uhr auf 6:00 Uhr verschieben? Das spart euch eine Stunde teuren Nachtzuschlag!
• Sauber dokumentieren: Führt eine digitale Zeiterfassung ein, die Schichten und Zuschlagszeiten automatisch trennt. Euer Steuerberater wird euch dafür lieben.
• Lohnarten richtig pflegen: Legt in eurer Lohnsoftware (oder Dienstplan-Software) exakte Lohnarten für die unterschiedlichen Zuschläge an, damit nichts durcheinandergerät.