Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall

Aus der Praxis: "Wenn jemand im Team krank wird, gerät der Dienstplan oft aus dem Takt. Hinzu kommt die Abrechnungs-Frage: Welche Zuschläge zahle ich weiter? Was passiert mit dem Zeitkonto? Wer das Lohnausfallprinzip einmal verstanden hat, spart sich erheblichen Aufwand und bleibt rechtlich auf der sicheren Seite."

So funktioniert Entgeltfortzahlung grundsätzlich

Wenn ein Mitarbeiter erkrankt, wird das Gehalt bis zu 6 Wochen (42 Kalendertage) zu 100 % weitergezahlt. So verlangt es das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG). In einem Bürojob mit Festgehalt ist die Berechnung trivial. Im Schichtbetrieb wird es schnell zur Rechenaufgabe.

Die entscheidende Frage lautet: Welches Entgelt wird genau fortgezahlt? Die Antwort: genau das Entgelt, das der Mitarbeiter ohne die Krankheit erhalten hätte. Und das ist im Schichtbetrieb meist deutlich mehr als das reine Grundgehalt.

Wann müssen Sie zahlen? Die Voraussetzungen

Damit der Anspruch greift, müssen folgende Punkte erfüllt sein:

• Der Mitarbeiter ist seit mindestens 4 Wochen ununterbrochen angestellt (§ 3 Abs. 3 EFZG).
• Die Person hat die Krankheit nicht selbst verschuldet.
• Die Krankmeldung liegt ordnungsgemäß vor (meist ab dem 4. Kalendertag, es sei denn, Sie fordern den "Gelben Schein" bereits am ersten Tag).

Stolperfalle Nummer 1: Minijobs

Wichtig: Ihre Minijobber haben exakt denselben Anspruch. Die 4-Wochen-Wartezeit und die vollen 6 Wochen Lohnfortzahlung gelten genauso. Das wird häufig übersehen, gerade in der Gastronomie, wo Minijobs verbreitet sind.

So rechnen Sie im Schichtbetrieb korrekt

Das Lohnausfallprinzip

Zentraler Begriff ist das Lohnausfallprinzip (§ 4 Abs. 1 EFZG). Es bedeutet: Mitarbeiter erhalten genau das Entgelt, das sie verdient hätten, wenn sie zur Schicht erschienen wären. Konkret:

• Das Grundgehalt wird weitergezahlt.
• Regelmäßige Zuschläge (für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit) müssen ebenfalls weitergezahlt werden.
• Lediglich unregelmäßige Boni (wie eine einmalige Prämie) sind meist ausgenommen.

Welche Zuschläge gehören dazu und welche nicht?

Der 13-Wochen-Schnitt bei schwankenden Zuschlägen

Weil im Schichtbetrieb die Zuschläge oft von Monat zu Monat unterschiedlich sind, hat die Rechtsprechung einen Referenzwert etabliert: den Durchschnitt der letzten 13 Wochen vor der Krankheit.

Ein konkretes Rechenbeispiel

Ein Mitarbeiter aus dem Sicherheitsdienst meldet sich krank. Seine letzten 13 Wochen ergaben:

• Grundgehalt: 2.800 €/Monat
• Durchschnitt für Nachtzuschläge: 280 €/Monat
• Durchschnitt für Sonntagszuschläge: 120 €/Monat

Sie zahlen nicht nur die 2.800 €, sondern die vollen 3.200 €/Monat. Das ist die Gesetzeslage.

Der Dienstplan ist Ihr wichtigstes Dokument

Geplante Schicht = Fortzahlungspflicht

Ob Sie Zuschläge weiterzahlen müssen, hängt zu 100 % davon ab, ob die Schicht auf dem Plan stand.

• Plan veröffentlicht? Dann zählen exakt diese geplanten Schichten. War eine Nachtschicht eingetragen, zahlen Sie den Nachtzuschlag.
• Plan noch nicht fertig? Dann greift der Durchschnitt der letzten 13 Wochen.

Das ist ein starker Anreiz, die Bekanntgabefrist Ihrer Dienstpläne einzuhalten.

Darf der Dienstplan nachträglich geändert werden?

Klares Nein. Sie dürfen den Plan nicht im Nachhinein umschreiben, um Zuschläge zu sparen. Wenn Paul laut Plan drei Nachtschichten vor sich hatte, können Sie nach seiner Krankmeldung nicht plötzlich erklären: "Eigentlich hatten wir ihn für die Frühschicht vorgesehen." Das ist eine unzulässige Dienstplanänderung und fällt bei einer Prüfung sofort auf.

Das Arbeitszeitkonto im Krankheitsfall

Was passiert mit dem Arbeitszeitkonto, während jemand krankgeschrieben ist?

Das Konto bekommt die Soll-Stunden

Ist Ihr Mitarbeiter krank, buchen Sie ihm die Soll-Stunden aufs Konto, also exakt die Zeit, die im Vertrag für einen Tag steht. Stehen dort 8 Stunden, die geplante Schicht war aber 10 Stunden lang, werden trotzdem 8 Stunden gutgeschrieben.

Die Ausnahme: Ihr Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung sieht ausdrücklich vor, dass die tatsächlich geplanten Schichtstunden zählen. Klären Sie das ab, wenn Sie ein Arbeitszeitkonto einführen.

Krankheit erzeugt nie Minusstunden

Krankheit darf das Konto niemals verschlechtern. Es entstehen keine Minusstunden, das Konto verhält sich neutral. Es wird genauso viel gutgeschrieben, wie theoretisch abgezogen worden wäre.

Wiederholte Erkrankung des Mitarbeiters

Gleiche Krankheit innerhalb der Sperrfrist

Fällt jemand innerhalb von 6 Monaten mit derselben Erkrankung erneut aus, werden die Tage zusammengerechnet. Die 6 Wochen Anspruch gelten insgesamt für diese Erkrankung, der Anspruch beginnt nicht erneut.

Ausnahmen: Liegen zwischen beiden Ausfällen mindestens 6 Monate, oder sind seit dem ersten Krankheitstag 12 Monate vergangen (§ 3 Abs. 1 Satz 2 EFZG), entstehen wieder volle 6 Wochen Anspruch.

Neue Krankheit

Bricht sich jemand den Arm, nachdem er 4 Wochen mit Grippe ausgefallen war, beginnt die Uhr neu: volle 6 Wochen Anspruch auf Lohnfortzahlung.

Im Zweifel muss der Mitarbeiter beweisen, dass es sich um eine neue Krankheit handelt. Der Arzt bestätigt das, ohne die Diagnose mitzuteilen.

Wer trägt die Kosten?

U1-Umlageverfahren (bis 30 Mitarbeiter)

Sind Sie ein kleinerer Betrieb (bis 30 Mitarbeiter), nehmen Sie automatisch an der U1-Umlage teil. Ihre Krankenkasse erstattet je nach Tarif zwischen 40 % und 80 % der Lohnfortzahlung.

Bei mehr als 30 Mitarbeitern tragen Sie das Risiko selbst.

Was eine hohe Krankheitsquote tatsächlich kostet

Eine Beispielrechnung für ein Security-Unternehmen mit 50 Mitarbeitern und einer Krankheitsquote von 7 %:

• Brutto inkl. Zuschläge: 3.000 €/Monat
• Durchschnittlich krank: 17 Tage pro Kopf im Jahr
• Fortzahlung pro Tag: ca. 136 € (3.000 € ÷ 22 Tage)
• Gesamtkosten pro Jahr: 50 × 17 × 136 € = rund 115.600 €

Bereits ein bis zwei Prozentpunkte weniger Krankheitstage bringen mehrere tausend Euro Ersparnis. Eine durchdachte Schichtplanung und konsequenter Arbeitsschutz sind damit ein klarer betriebswirtschaftlicher Faktor.

Praxis-Tipps und Checkliste

Eine Übersicht der häufigsten Fehlerquellen bei der Lohnabrechnung:

• Zuschläge mitberücksichtigen: Nur das Grundgehalt zu zahlen, ist im Schichtbetrieb rechtlich heikel. Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge gehören oft dazu.
• Dienstplan unverändert lassen: Mit Eingang der Krankmeldung ist der Plan eingefroren. Keine rückwirkenden Anpassungen zu Lasten des Mitarbeiters.
• Minijobber einbeziehen: Auch sie haben ab der 5. Woche vollen Anspruch auf Lohnfortzahlung.
• Kalendertage zählen, nicht Werktage: Die 6 Wochen sind genau 42 Kalendertage. Feiertage und Wochenenden zählen mit.
• Erstattung beantragen: Bei unter 30 Mitarbeitern: Erstattung aus der U1-Umlage bei der Kasse beantragen.
• Sauber dokumentieren: Ohne lückenlose Zeiterfassung und gut dokumentierten Dienstplan ist die Beweislage vor dem Arbeitsgericht ungünstig.