Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall

Das Grundprinzip

Wenn ein Arbeitnehmer arbeitsunfähig erkrankt, erhält er bis zu 6 Wochen (42 Kalendertage) sein Gehalt weiter - vollständig und ohne Abzüge. So steht es im Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG). Klingt einfach, wird im Schichtbetrieb aber schnell komplex.

Die zentrale Frage: Was genau wird fortgezahlt? Kurz gesagt: Das Entgelt, das der Mitarbeiter ohne die Krankheit verdient hätte. Im Schichtbetrieb ist das mehr als nur das Grundgehalt.

Voraussetzungen

Wann besteht Anspruch?

Entgeltfortzahlung gibt es, wenn:

• Das Arbeitsverhältnis seit mindestens 4 Wochen ununterbrochen besteht (§ 3 Abs. 3 EFZG)
• Die Arbeitsunfähigkeit nicht selbst verschuldet ist
• Der Mitarbeiter die Krankmeldung ordnungsgemäß vorlegt (ab dem 4. Kalendertag, sofern der Arbeitgeber nicht ab dem 1. Tag verlangt)

Sonderfall Minijob

Auch Minijobber haben vollen Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Die 4-Wochen-Wartefrist und die 6-Wochen-Dauer gelten genauso. In der Praxis wird das oft übersehen, gerade in der Gastronomie mit hohem Minijob-Anteil.

Berechnung im Schichtbetrieb

Das Lohnausfallprinzip

Die Entgeltfortzahlung folgt dem Lohnausfallprinzip (§ 4 Abs. 1 EFZG): Der Mitarbeiter bekommt das Entgelt, das er verdient hätte, wenn er gearbeitet hätte. Für Schichtarbeiter heißt das:

• Das Grundgehalt wird fortgezahlt
• Regelmäßige Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit werden ebenfalls fortgezahlt
• Unregelmäßige Sonderzahlungen (z. B. einmalige Prämien) fallen in der Regel nicht darunter

Welche Zuschläge werden fortgezahlt?

Die Referenzperiode

Wenn die Zuschläge schwanken (was im Schichtbetrieb normal ist), zählt der Durchschnitt der letzten 13 Wochen vor Beginn der Arbeitsunfähigkeit. Diesen Referenzzeitraum wendet die Rechtsprechung an.

Rechenbeispiel

Ein Mitarbeiter im Sicherheitsdienst erkrankt. In den letzten 13 Wochen hat er:

• Grundgehalt: 2.800 €/Monat
• Durchschnittliche Nachtzuschläge: 280 €/Monat
• Durchschnittliche Sonntagszuschläge: 120 €/Monat

Die Entgeltfortzahlung beträgt: 3.200 €/Monat (Grundgehalt + regelmäßige Zuschläge). Nicht nur das Grundgehalt.

Dienstplan und Entgeltfortzahlung

Welche Schichten zählen?

Welche Zuschläge fortgezahlt werden, hängt davon ab, welche Schichten der Mitarbeiter gearbeitet hätte. Das setzt einen veröffentlichten Dienstplan voraus.

• Plan bereits veröffentlicht: Die geplanten Schichten bestimmen die Höhe der Fortzahlung. War eine Nachtschicht geplant, wird der Nachtzuschlag gezahlt.
• Plan noch nicht veröffentlicht: Es wird der Durchschnitt der vergangenen 13 Wochen herangezogen.

Noch ein Grund, den Dienstplan möglichst früh zu veröffentlichen: Die Bekanntgabefrist hat direkte Auswirkungen auf die Entgeltfortzahlung.

Darf der Dienstplan nach Krankmeldung geändert werden?

Nein. Der Arbeitgeber darf den Dienstplan nicht rückwirkend ändern, um Zuschläge zu sparen. Wenn ein Mitarbeiter laut veröffentlichtem Plan drei Nachtschichten hätte, kann der Arbeitgeber nicht nach der Krankmeldung behaupten, der Mitarbeiter wäre doch in der Tagschicht eingeteilt gewesen.

Das wäre eine unzulässige Dienstplanänderung zu Lasten des Mitarbeiters.

Arbeitszeitkonto bei Krankheit

Was passiert mit dem Arbeitszeitkonto, wenn jemand krank ist?

Gutschrift der Soll-Stunden

Während der Krankheit werden dem Arbeitszeitkonto die Soll-Stunden gutgeschrieben, also die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit pro Tag. Wenn der Vertrag 8 Stunden vorsieht und laut Dienstplan eine 10-Stunden-Schicht geplant war, werden 8 Stunden gutgeschrieben.

Ausnahme: Wenn eine Betriebsvereinbarung oder der Tarifvertrag vorsieht, dass die geplanten Schichtstunden gutgeschrieben werden. Diesen Punkt sollten Sie bei der Einführung eines Arbeitszeitkontos unbedingt klären.

Kein Aufbau von Plus- oder Minusstunden

Krankheit darf den Kontostand nicht verschlechtern. Wenn ein Mitarbeiter krank ist, entsteht kein Minus auf dem Zeitkonto. Das Konto bleibt neutral: Es werden genau so viele Stunden gutgeschrieben, wie abgezogen worden wären.

Erneute Erkrankung

Dieselbe Krankheit

Wenn ein Mitarbeiter innerhalb von 6 Monaten erneut wegen derselben Krankheit ausfällt, werden die Krankheitstage zusammengerechnet. Der 6-Wochen-Anspruch gilt insgesamt, nicht pro Krankheitsfall.

Ausnahme: Wenn zwischen dem Ende der ersten und dem Beginn der zweiten Arbeitsunfähigkeit mindestens 6 Monate liegen oder seit dem Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit 12 Monate vergangen sind, entsteht ein neuer 6-Wochen-Anspruch (§ 3 Abs. 1 Satz 2 EFZG).

Verschiedene Krankheiten

Bei einer neuen, anderen Erkrankung beginnt der 6-Wochen-Zeitraum von vorne. Wenn ein Mitarbeiter 4 Wochen wegen Grippe ausfällt und danach (nach Rückkehr zur Arbeit) wegen einer Sportverletzung erneut krankgeschrieben wird, hat er erneut 6 Wochen Anspruch.

Beweis: Der Mitarbeiter muss im Zweifel nachweisen, dass es sich um eine neue Erkrankung handelt. Eine ärztliche Bescheinigung, die eine andere Diagnose bestätigt, reicht aus. Der Arbeitgeber erfährt die Diagnose selbst aber nicht. Bestätigt wird nur die Arbeitsunfähigkeit.

Kosten für den Arbeitgeber

Umlageverfahren U1

Arbeitgeber mit bis zu 30 Mitarbeitern nehmen am Umlageverfahren U1 teil. Die Krankenkasse erstattet einen Teil der Entgeltfortzahlung (je nach gewähltem Erstattungssatz 40-80 %). Das reduziert die finanzielle Belastung erheblich.

Größere Arbeitgeber tragen die Entgeltfortzahlung vollständig selbst.

Kostenbeispiel Schichtbetrieb

Ein Sicherheitsunternehmen mit 50 Mitarbeitern und einer Krankheitsquote von 7 %:

• Durchschnittliches Bruttogehalt inkl. Zuschläge: 3.000 €/Monat
• Krankheitstage pro Mitarbeiter und Jahr: ~17 Tage
• Entgeltfortzahlung pro Krankheitstag: ~136 € (3.000 ÷ 22 Arbeitstage)
• Jährliche Entgeltfortzahlung gesamt: 50 × 17 × 136 = ~115.600 €

Schon 1-2 Prozentpunkte weniger bei der Krankheitsquote machen sich finanziell spürbar bemerkbar. Bessere Schichtplanung, Arbeitsschutz und Prävention zahlen sich direkt aus.

Häufige Fehler

• Zuschläge bei Entgeltfortzahlung vergessen: Im Schichtbetrieb gehören regelmäßige Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge zur Entgeltfortzahlung. Nur das Grundgehalt zu zahlen ist rechtswidrig.
• Dienstplan nach Krankmeldung ändern: Der Plan zum Zeitpunkt der Krankmeldung zählt. Rückwirkende Änderungen zu Lasten des Mitarbeiters sind unzulässig.
• Minijobber vergessen: Auch geringfügig Beschäftigte haben Anspruch auf Entgeltfortzahlung, und zwar ab dem ersten Krankheitstag nach der 4-Wochen-Wartefrist.
• 6-Wochen-Frist falsch berechnen: Es sind 42 Kalendertage, nicht 30 Werktage. Wochenenden und Feiertage zählen mit.
• U1-Erstattung nicht beantragen: Betriebe mit bis zu 30 Mitarbeitern lassen Erstattungen liegen, weil sie den Antrag bei der Krankenkasse nicht stellen.
• Keine Dokumentation: Ohne saubere Zeiterfassung und Dienstplandokumentation fehlt die Grundlage für die korrekte Berechnung. Im Streitfall hat der Arbeitgeber ein Beweisproblem.