Überstunden

Ein Experten-Take von Lilia Kakuno

Lilias Meinung: "Leute, lasst uns ehrlich sein: Im Schichtbetrieb kommen wir an Überstunden oft nicht vorbei. Der Kollege meldet sich um 5 Uhr morgens krank, das Event geht spontan zwei Stunden länger, zack haben wir den Salat. Das Problem ist nicht, dass Überstunden anfallen. Es geht darum, wie wir damit umgehen. Wenn ihr das Thema in eurem Betrieb nicht sauber und transparent regelt, verbrennt ihr entweder sinnlos Geld oder, noch schlimmer, ihr verliert eure besten Leute, weil sie frustriert sind."

Überstunden vs. Mehrarbeit: Wo liegt eigentlich der Unterschied?

Wir werfen die Begriffe oft in einen Topf, aber rechtlich ist das ein Riesenunterschied. Überstunden sind alle Stunden, die eure Mitarbeiter über das hinaus arbeiten, was in ihrem Arbeitsvertrag steht. Wenn da 40 Stunden stehen und jemand macht 45, haben wir 5 Überstunden.

Mehrarbeit hingegen ist alles, was über die gesetzliche Höchstarbeitszeit hinausgeht. Ein Beispiel aus meiner Praxis: Einer unserer Teilzeitler mit einem 35-Stunden-Vertrag macht 42 Stunden. Das sind 7 Überstunden für ihn, aber noch lange keine Mehrarbeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes, da wir unter der 48-Stunden-Woche bleiben.

Dürfen wir Überstunden einfach so anordnen?

Kurze Antwort: Nein. Wir können nicht einfach in den Raum rufen "Heute bleibt ihr alle zwei Stunden länger!". Wir brauchen dafür ein solides Fundament.

Wir dürfen Überstunden nur dann anordnen, wenn:

• Wir das ausdrücklich im Arbeitsvertrag verankert haben
• Unser Tarifvertrag uns das erlaubt
• Es dazu eine klare Betriebsvereinbarung gibt
• Ein echter Notfall vorliegt (und damit meine ich einen Wasserrohrbruch oder Brand, nicht den chronischen Personalmangel)

Wenn ihr das nicht vertraglich festgezurrt habt, können eure Leute theoretisch einfach nach Hause gehen. Sorgt also dafür, dass eure Verträge wasserdicht sind!

Die ewige Frage: Auszahlen oder abfeiern?

Was für euren Betrieb besser ist, hängt stark von euren Margen und eurer Personaldecke ab. Aber was gilt, bestimmt am Ende der Arbeits- oder Tarifvertrag.

Variante A: Wir zahlen aus

Die Überstunden werden mit dem ganz normalen Stundenlohn bezahlt. Wichtig für uns alle: Es gibt keinen gesetzlichen Überstundenzuschlag! Wenn ihr 25 % oder 50 % Zuschlag zahlt, dann nur, weil ihr euch tariflich oder vertraglich dazu verpflichtet habt. Oftmals gibt es im Arbeitsvertrag schlicht 0 % Zuschlag – dann gibt's nur den Basislohn.

Variante B: Freizeitausgleich ("Abfeiern")

Ich bin ein großer Fan vom Abfeiern. Es spart uns Arbeitgebern die Lohnnebenkosten auf die zusätzliche Zeit und gibt den Mitarbeitern die dringend benötigte Erholung zurück. Schaut euch dazu auch gerne meinen Artikel zum Freizeitausgleich an.

Mein Rat: Nutzt ein Arbeitszeitkonto. Damit gleicht ihr Plus- und Minusstunden flexibel über ein halbes Jahr aus und müsst nicht jede einzelne halbe Stunde mühsam abrechnen. Achtet aber darauf, dass der Ausgleich innerhalb von 24 Wochen bzw. 6 Monaten passiert, wenn ihr euch an der 48-Stunden-Grenze bewegt!

Verfallen Überstunden irgendwann?

Oh ja, und das ist der absolute Klassiker vor dem Arbeitsgericht!

• Tarifvertragliche Ausschlussfristen: Gerade bei uns im Sicherheitsgewerbe steht oft drin, dass Ansprüche nach 3 Monaten futsch sind.
• Arbeitsvertragliche Klauseln: Die könnt ihr selbst reinschreiben, aber sie müssen ebenfalls mindestens 3 Monate betragen, sonst zerpflückt euch das Gericht die Klausel.
• Gesetzliche Verjährung: Habt ihr gar nichts geregelt, greift die gesetzliche Frist von satten 3 Jahren (ab Jahresende). Das kann teuer werden!

Wer muss was beweisen? (Stichwort: Zeiterfassung)

Früher mussten die Arbeitnehmer beweisen, dass sie Überstunden gemacht haben und wir diese auch angeordnet oder geduldet haben.

Achtung, Gamechanger: Seit dem BAG-Beschluss 2022 ist das anders! Wenn wir die Arbeitszeiten nicht richtig erfassen (obwohl wir es müssen), dreht sich die Beweislast faktisch um. Dann muss der Mitarbeiter nur grob darlegen, wann er länger war, und wir müssen beweisen, dass es nicht so war.

Deshalb mein Mantra: Zeiterfassung ist unser Schutzschild! Wer sauber digital trackt, kann unbegründete Forderungen in Sekunden abwehren.

Die besondere Lage im Sicherheitsdienst

Im Sicherheitsgewerbe sind Überstunden fast schon das Geschäftsmodell:

• Das Festival geht plötzlich bis 23:00 statt 22:00 Uhr. Wir können ja nicht einfach die Tore unbewacht lassen.
• Die Ablöse steht im Stau, jemand muss einspringen.
• Die Weihnachtsmärkte im Dezember sprengen jeden Dienstplan.

Oft regelt der BDSW-Tarifvertrag, dass diese Überstunden 1:1 ausgezahlt werden. In vielen Regionen gibt es dafür keine gesonderten Zuschläge. Habt euren lokalen Tarifvertrag hier genau im Blick!

Das Arbeitszeitgesetz ist kein Wunschkonzert

Egal wie dringend der Kunde uns braucht, die Grenzen des ArbZG sind hart:

• Täglich: Maximal 10 Stunden (im 24-Wochen-Schnitt nur 8 Std./Tag)
• Wöchentlich: Maximal 48 Stunden im Schnitt
• Ruhezeiten: Mindestens 11 Stunden zwischen zwei Schichten

Lilias Praxis-Tipps

Lasst uns die typischen Fehler vermeiden, die ich in so vielen Betrieben sehe. So macht ihr es richtig:

• Keine Pauschalklauseln: "Mit dem Gehalt sind alle Überstunden abgegolten" ist oft unwirksam. Schreibt konkret: "Mit dem Gehalt sind bis zu 10 Überstunden pro Monat abgegolten."
• Immer erfassen: Ohne saubere Zeiterfassung wisst ihr weder, ob ihr das Gesetz einhaltet, noch ob ihr zu viel Lohn zahlt.
• Ausgleichszeiträume im Blick behalten: Lasst die Überstundenberge nicht ins Unermessliche wachsen. Baut sie aktiv im Dienstplan wieder ab.
• Nichts stillschweigend dulden: Wenn ihr seht, dass ein Mitarbeiter jeden Tag 20 Minuten länger bleibt, schreitet ein. Tut ihr das nicht, müsst ihr diese geduldeten Überstunden voll bezahlen!

Vier Anordnungs-Konstellationen in der Praxis

Die Frage „Dürfen wir Überstunden anordnen?" ist oft nicht eindeutig zu beantworten. Vier Konstellationen sind in der Praxis relevant:

Konstellation A: Klare arbeitsvertragliche Klausel. „Der Arbeitgeber kann pro Monat bis zu 20 Überstunden anordnen, soweit dies durch betriebliche Erfordernisse begründet ist." Das ist sauber. Der Mitarbeiter muss leisten, der Arbeitgeber zahlt nach Vertrag oder Tarif.

Konstellation B: Stillschweigende Duldung. Der Mitarbeiter bleibt regelmäßig länger, der Vorgesetzte sieht es und sagt nichts. Nach BAG-Rechtsprechung gilt das als „geduldete Überstunden", die voll vergütungspflichtig sind. Das ist die teuerste Variante, weil sie meistens unkontrolliert wächst.

Konstellation C: Notfall. Plötzlicher Krankheitsausfall, Wasserrohrbruch, unangekündigter Großauftrag. Hier dürfen Überstunden auch ohne explizite Vertragsklausel angeordnet werden, allerdings nur in echten Ausnahmesituationen. Das BAG ist hier streng: drei „Notfälle" pro Jahr sind vertretbar, dauerhafter Personalmangel ist kein Notfall.

Konstellation D: Freiwillige Übernahme. Der Mitarbeiter bleibt aus eigenem Antrieb länger und nicht weil der Arbeitgeber das verlangt. Hier muss der Arbeitgeber widersprechen, sonst gilt das als geduldet (siehe B). Schweigen heißt zustimmen.

Wie hoch ist der Zuschlag wirklich? Ein Marktüberblick

Es gibt keinen gesetzlichen Überstundenzuschlag, aber ein klarer Branchenstandard hat sich etabliert. Die folgende Tabelle zeigt typische Sätze nach Tarifwerk:

Wer ohne Tarifvertrag arbeitet, sollte trotzdem freiwillig einen Zuschlag zahlen. Der Markt erwartet ihn, und gegenüber tarifgebundenen Wettbewerbern ist die Position bei null Zuschlag schwer zu verteidigen.

Pauschalabgeltung: was funktioniert, was nicht

Pauschalklauseln im Arbeitsvertrag sind ein Minenfeld. Der BAG hat in mehreren Urteilen klargestellt, was geht und was nicht.

Funktioniert: „Mit dem Bruttogehalt sind bis zu 10 Überstunden pro Monat abgegolten." Klare Zahl, transparent, der Mitarbeiter weiß, was er bekommt. Bei 40-Stunden-Woche und 12 Monaten heißt das: 120 Überstunden pro Jahr inklusive.

Funktioniert nicht: „Sämtliche Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten." Die Klausel ist intransparent und nach BAG-Rechtsprechung (5 AZR 528/11) meistens unwirksam. Der Mitarbeiter kann später alle gemachten Überstunden einklagen.

Funktioniert nur eingeschränkt: „10 Prozent der monatlichen Arbeitszeit sind abgegolten." Mathematisch ableitbar, aber bei Teilzeit-Wechseln oder Schichtmodellen oft schwer nachzuvollziehen. Risiko für Streitigkeiten.

Goldene Regel: Konkrete Zahlen schlagen prozentuale Formulierungen, und Klauseln müssen für Leitende Angestellte (üblich bis 25 % des Gehalts) und für Tarif-Mitarbeiter unterschiedlich behandelt werden.

Arbeitszeitkonto als Königslösung

Wer regelmäßig Überstunden hat, sollte ein Arbeitszeitkonto einrichten. Das ist die ehrlichste und flexibelste Form, mit Schwankungen umzugehen. Die Vorteile:

• Transparenz für beide Seiten. Plus- und Minusstunden sind dokumentiert, der Saldo ist jederzeit einsehbar.
• Steuerliche Vorteile. Auszahlungen aus dem Konto in „Mager-Monaten" reduzieren die Lohnnebenkosten gegenüber laufender Auszahlung.
• Bessere Planung. Bei einem Saldo von +30 Stunden weiß der Planer: hier muss in den nächsten Wochen etwas abgebaut werden. Das verhindert Burnout-Gefahr.
• Rechtssicherheit. Bei Pflicht-Ausgleich nach 24 Wochen liefert das Konto den notwendigen Nachweis automatisch.

Wichtig: Das Arbeitszeitkonto braucht eine Betriebsvereinbarung oder eine Klausel im Arbeitsvertrag. Die Spielregeln (Höchstsaldo, Auszahlungsmodalitäten, Verfall) müssen klar sein.

Steuerliche Behandlung: drei Punkte zum Mitnehmen

Im deutschen Steuerrecht gibt es drei Punkte, die Arbeitgeber rund um Überstunden kennen sollten:

1. Steuerfreie Zuschläge nach § 3b EStG. Nachtarbeitszuschläge (bis 25 Prozent), Sonntagszuschläge (bis 50 Prozent) und Feiertagszuschläge (bis 125 Prozent) sind steuerfrei, wenn sie für Arbeit innerhalb der definierten Zeiten gezahlt werden. Der Überstunden-Grund-Zuschlag (z.B. 25 Prozent für Mehrarbeit) ist nicht steuerfrei.

2. Lohnsteuerprüfung. Pauschalabgeltungen werden bei der Lohnsteuerprüfung kritisch geprüft. Wer eine pauschale „Mehrarbeitsvergütung" zahlt, ohne dass im Vertrag konkrete Überstunden geregelt sind, riskiert Nachzahlungen.

3. Sozialversicherungspflicht. Überstunden-Entgelt ist sozialversicherungspflichtig, auch wenn es als Freizeitausgleich gewährt wird (sobald der Ausgleich erfolgt). Ein Arbeitszeitkonto verschiebt die SV-Pflicht auf den Zeitpunkt der Auszahlung.

Streitfall vor dem Arbeitsgericht: was zählt

Wenn ein Mitarbeiter Überstunden einklagt, läuft der Prozess in drei Phasen. Wer die kennt, vermeidet 80 Prozent der typischen Fehler.

Phase 1: Darlegungslast. Der Mitarbeiter muss konkret vortragen, an welchen Tagen er wie lange gearbeitet hat. Pauschale Behauptungen („ich war oft länger") reichen nicht. Mit dem BAG-Urteil von 2022 wurde diese Hürde aber abgesenkt: Wenn der Arbeitgeber keine ordnungsgemäße Zeiterfassung führt, reicht eine grobe Schätzung pro Woche.

Phase 2: Anordnung oder Duldung. Der Mitarbeiter muss zeigen, dass die Überstunden vom Arbeitgeber angeordnet, geduldet oder zumindest geleistet wurden, weil sie zur Erledigung der Arbeit notwendig waren. Hier helfen E-Mails, WhatsApp-Nachrichten, Schichtpläne mit Über-Soll-Belegung.

Phase 3: Bewertung. Wenn beide Seiten Daten vorlegen, vergleicht das Gericht. Wer die saubere Zeiterfassung hat, gewinnt fast immer. Wer nichts vorlegen kann, verliert.

Streitwert: Bei 50 Überstunden pro Jahr über 3 Jahre und einem Stundensatz von 18 Euro reden wir von 2.700 Euro plus Zinsen plus Anwaltskosten. Das motiviert Mitarbeiter zur Klage und Anwälte zum Mandat.

Internationale Einordnung: was die EU vorgibt

Die EU-Arbeitszeitrichtlinie 2003/88/EG schreibt eine maximale Wochenarbeitszeit von 48 Stunden im Schnitt über 4 Monate vor. Das deutsche ArbZG setzt das mit der 48-Stunden-Regel über 24 Wochen um. Wichtig: Die EU-Vorgabe gilt inklusive Überstunden. Wer regelmäßig 50 Wochenstunden hat, verstößt gegen EU-Recht.

Die deutsche Tariflösung mit 24-Wochen-Mittelung ist EU-konform, gilt aber nur, wenn der Ausgleich nachweisbar erfolgt. Wer Überstunden im Konto nur „parkt" und sie nie abbaut, hat ein Compliance-Problem.

Praxis-Checkliste: Überstunden-Audit für euren Betrieb

Macht den Test: ehrliche Antwort auf 8 Fragen. Pro „Nein" einen Punkt zur Sofortmaßnahme.

1. Steht im Arbeitsvertrag klar, ob und wie viele Überstunden angeordnet werden dürfen?
2. Gibt es eine Pauschalabgeltungsklausel mit konkreter Stundenzahl, nicht nur „abgegolten"?
3. Werden alle Überstunden tagesaktuell elektronisch erfasst?
4. Gibt es ein Arbeitszeitkonto mit klaren Spielregeln zu Höchstsaldo und Auszahlung?
5. Werden Tarifzuschläge korrekt berechnet (auch der erhöhte Tiefnacht-Zuschlag von 40 Prozent)?
6. Gibt es eine Ausschlussfrist von mindestens 3 Monaten im Arbeitsvertrag?
7. Wird der 24-Wochen-Schnitt von 48 Stunden pro Woche regelmäßig geprüft?
8. Werden geduldete Überstunden aktiv kommuniziert und gestoppt?

Wer hier mehr als 2 „Nein" hat, sollte das Thema priorisieren. Im Streitfall wird es teuer.