Krankmeldung & Dienstplan

Krank ist wie gearbeitet

Das wichtigste Prinzip bei Krankheit im Schichtbetrieb lautet: Krank ist wie gearbeitet. Ein kranker Mitarbeiter wird so behandelt, als hätte er seine geplante Schicht regulär gearbeitet. Das gilt für die Entgeltfortzahlung, für die Berechnung von Überstunden und für den Urlaubsanspruch.

Was einfach klingt, führt in der Praxis regelmäßig zu Fehlern, besonders bei wechselnden Schichten, Nachtarbeit und Zuschlägen.

Entgeltfortzahlung bei Schichtarbeit

Die Grundregel

Nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) haben Arbeitnehmer bei Arbeitsunfähigkeit Anspruch auf Fortzahlung des Entgelts für bis zu sechs Wochen. Die Höhe richtet sich nach dem Entgelt, das der Mitarbeiter ohne die Krankheit verdient hätte.

Bei Schichtarbeit bedeutet das:

• Grundlohn: Der Mitarbeiter erhält den Lohn für die geplanten Schichtstunden
• Zuschläge: Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge werden ebenfalls weitergezahlt, wenn der Mitarbeiter laut Dienstplan in zuschlagspflichtigen Zeiten gearbeitet hätte
• Überstunden: Regelmäßig geleistete Überstunden fließen in die Berechnung ein

Berechnungsbeispiel

Ein Mitarbeiter im Sicherheitsdienst ist für eine Nachtschicht am Sonntag eingeplant (22:00-06:00 Uhr). Er meldet sich krank.

Der Mitarbeiter erhält den vollen Betrag, inklusive aller Zuschläge, die er verdient hätte.

Was viele falsch machen

Einige Arbeitgeber zahlen bei Krankheit nur den Grundlohn und streichen die Zuschläge. Das ist rechtswidrig. Die Rechtsprechung ist hier eindeutig: Die Entgeltfortzahlung umfasst das gesamte Entgelt, das der Mitarbeiter ohne die Krankheit erzielt hätte (das sogenannte Lohnausfallprinzip).

Pflichten des Arbeitnehmers

Unverzügliche Krankmeldung

Arbeitsunfähigkeit muss unverzüglich mitgeteilt werden, also sobald klar ist, dass der Mitarbeiter nicht zur Schicht erscheinen kann. Bei Schichtarbeit ist das besonders wichtig, weil eine nicht besetzte Schicht sofort Handlungsbedarf erzeugt.

"Unverzüglich" bedeutet: Vor Schichtbeginn, auf dem vom Arbeitgeber festgelegten Weg. Wer sich erst nach Schichtbeginn meldet, riskiert eine Abmahnung, auch wenn er tatsächlich krank ist.

Ärztliche Bescheinigung

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) muss spätestens am vierten Kalendertag der Krankheit vorliegen. Der Arbeitgeber kann aber im Arbeitsvertrag eine frühere Vorlage verlangen, auch ab dem ersten Tag. Im Schichtbetrieb ist das eine verbreitete Regelung, da der Planungsaufwand bei Ausfällen besonders hoch ist.

Hinweis: Seit 2023 wird die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) direkt an die Krankenkasse übermittelt. Arbeitgeber rufen sie von dort ab. Der Mitarbeiter muss den "gelben Schein" nicht mehr selbst abgeben, ist aber weiterhin zur Krankmeldung beim Arbeitgeber verpflichtet.

Pflichten des Arbeitgebers

Den Dienstplan anpassen

Für Ersatz muss der Arbeitgeber sorgen. Es gelten die gleichen Regeln wie bei jeder Dienstplanänderung:

• Andere Mitarbeiter dürfen nicht einfach umgeplant werden, ohne dass die Ruhezeiten eingehalten werden
• Die tägliche Höchstarbeitszeit darf auch bei Vertretung nicht überschritten werden
• Wenn ein Betriebsrat existiert, ist auch die kurzfristige Umplanung mitbestimmungspflichtig

Keine Benachteiligung

Der Arbeitgeber darf Mitarbeiter wegen Krankmeldungen nicht benachteiligen. Das bedeutet:

• Keine Streichung von geplanten Wunschschichten als "Strafe"
• Keine systematische Zuteilung unbeliebter Schichten nach Rückkehr
• Kein Druck, trotz Krankheit zur Arbeit zu erscheinen (sogenanntes Präsentismus-Problem)

Verstöße können als Maßregelung gewertet werden und sind arbeitsrechtlich angreifbar.

Der Dienstplan während der Krankheit

Geplante Schichten bleiben bestehen

Ein häufiger Fehler: Der kranke Mitarbeiter wird im Dienstplan "gelöscht" und die Schichten werden umverteilt. Das verzerrt die Arbeitszeitberechnung. Stattdessen sollte der Mitarbeiter im Plan bleiben, die Schichten aber als krank markiert werden. So ist nachvollziehbar, welche Arbeitszeit zur Entgeltfortzahlung herangezogen wird.

Rückkehr nach Krankheit

Der Mitarbeiter kehrt zu dem Dienstplan zurück, der für ihn geplant war. Der Arbeitgeber darf die Schichten des Mitarbeiters während der Krankheit nicht dauerhaft umverteilen. Ausnahme: Es wurde in der Zwischenzeit ein neuer Planungszeitraum veröffentlicht, der regulär erstellt wurde.

Ausfallmanagement im Schichtbetrieb

Wer jede Woche aufs Neue improvisiert, braucht ein System:

• Springer-Pool aufbauen: Mitarbeiter, die sich für kurzfristige Einsätze bereiterklärt haben. Im Sicherheitsdienst sind das oft Mitarbeiter mit Minijob, die gerne Zusatzschichten übernehmen.
• Ausfallquote einplanen: Erfahrungswerte zeigen, dass je nach Branche 5-10 % der geplanten Schichten krankheitsbedingt ausfallen. Wer das bei der Personaleinsatzplanung berücksichtigt, steht nicht jede Woche vor dem gleichen Problem.
• Benachrichtigungskette definieren: Wer wird informiert? In welcher Reihenfolge werden Ersatzkräfte angefragt? Wer entscheidet, ob eine Schicht unbesetzt bleibt?
• Dokumentation: Jeder Ausfall und jede Vertretung sollte dokumentiert werden. Das ist relevant für die Entgeltfortzahlung, für das Überstundenkonto des Vertreters und für die langfristige Analyse der Ausfallquote.

Besonderheiten in einzelnen Branchen

Sicherheitsdienst

Im Sicherheitsgewerbe fallen krankheitsbedingte Ausfälle besonders ins Gewicht, weil Objekte durchgehend besetzt sein müssen. Der Tarifvertrag Sicherheitsgewerbe regelt in einigen Tarifgebieten besondere Meldepflichten und Nachweisfristen.

Pflege

In der Pflege ist die Mindestbesetzung gesetzlich vorgeschrieben. Ein krankheitsbedingter Ausfall kann dazu führen, dass die Station unterbesetzt ist, und das hat haftungsrechtliche Konsequenzen. Deshalb ist ein funktionierender Ausfallplan hier nicht nur sinnvoll, sondern Pflicht.

Gastronomie

In der Gastronomie sind Krankmeldungen am Wochenende besonders kritisch. Viele Betriebe verlangen deshalb die ärztliche Bescheinigung ab dem ersten Tag. Das ist zulässig, wenn es im Arbeitsvertrag steht.

Häufige Fehler

• Zuschläge bei Krankheit nicht zahlen: Entgeltfortzahlung umfasst das volle Entgelt inklusive Zuschläge für geplante zuschlagspflichtige Schichten.
• Kranke Mitarbeiter aus dem Dienstplan streichen: Die geplanten Schichten müssen erkennbar bleiben, denn sie sind die Grundlage für die korrekte Entgeltberechnung.
• Ruhezeiten bei Vertretung ignorieren: Ein Mitarbeiter, der spontan eine Vertretung übernimmt, unterliegt trotzdem dem Arbeitszeitgesetz. 11 Stunden Ruhezeit gelten auch im Notfall.
• Krankmeldung nicht dokumentieren: Wann wurde gemeldet? Wer wurde als Ersatz eingeteilt? Welche Stunden sind betroffen? Ohne Dokumentation entstehen Streitigkeiten bei der Abrechnung.
• Rückkehr an falsche Schichten koppeln: Nach Krankheit gilt der reguläre Dienstplan. Mitarbeiter als "Wiedergutmachung" an unbeliebte Schichten zu setzen, ist Maßregelung.