Krankmeldung & Dienstplan

Aus der Praxis: "Krankmeldungen bringen jeden Dienstplan ins Wanken. Das Problem liegt jedoch selten in der Krankheit selbst, sondern im Umgang damit. Wer Zuschläge streicht oder kranke Mitarbeitende aus dem Plan entfernt, riskiert rechtliche Konsequenzen und beschädigt das Vertrauen im Team. Ein klarer Prozess und besonnenes Handeln sind hier wertvoller als jede kurzfristige Notlösung."

Grundprinzip: Krank ist wie gearbeitet

Im Schichtbetrieb führt jede Krankmeldung zu Hektik in der Disposition. Rechtlich gilt jedoch ein zentrales Prinzip: Krank ist wie gearbeitet.

Konkret bedeutet das: Bei der Abrechnung und Zeiterfassung wird so verfahren, als hätte der erkrankte Mitarbeiter seine geplante Schicht regulär geleistet. Das ist die Grundlage für alle weiteren Berechnungen, sei es die Entgeltfortzahlung, das Überstundenkonto oder der Urlaubsanspruch.

In der Theorie schlüssig, in der Praxis fehleranfällig. Bei wechselnden Schichten, Nachtarbeit und unterschiedlichen Zuschlägen treten regelmäßig kostspielige Fehler auf.

Entgeltfortzahlung: Welche Bestandteile umfasst sie?

Gesetzliche Grundlage

Das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) regelt eindeutig: Wer arbeitsunfähig ist, hat bis zu sechs Wochen Anspruch auf Fortzahlung des Lohns. Maßgeblich ist das Lohnausfallprinzip. Es zählt, was der Mitarbeiter ohne die Krankheit verdient hätte.

Für die Schichtplanung bedeutet das:

• Grundlohn: Die Vergütung für die im Plan eingetragenen Stunden wird fortgezahlt.
• Zuschläge: Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge sind fortzuzahlen, wenn die Person laut Dienstplan zu diesen zuschlagspflichtigen Zeiten arbeiten sollte.
• Überstunden: Regelmäßig geleistete Überstunden sind in die Berechnung einzubeziehen.

Rechenbeispiel

Beispiel: Ein Mitarbeiter im Sicherheitsdienst ist für eine Nachtschicht von Sonntag auf Montag (22:00 bis 06:00 Uhr) eingeplant und meldet sich krank. Die Rechnung:

Der Mitarbeiter erhält exakt diese 199,38 €, inklusive aller Zuschläge, trotz der krankheitsbedingten Abwesenheit.

Häufiger Fehler

In der Praxis zeigt sich regelmäßig: Betriebe zahlen bei Krankheit ausschließlich den Grundlohn und lassen die Zuschläge unberücksichtigt. Diese Praxis ist rechtswidrig. Arbeitsgerichte entscheiden hier eindeutig: Wenn der Dienstplan stand, stehen dem Mitarbeiter auch die geplanten Zuschläge zu.

Spielregeln für Krankmeldungen

Pflichten der Mitarbeitenden

Bei Arbeitsunfähigkeit ist eine unverzügliche Meldung erforderlich. Im Schichtbetrieb hat jede unbesetzte Position unmittelbare Auswirkungen.

"Unverzüglich" bedeutet: vor Schichtbeginn und auf dem intern vereinbarten Weg (etwa Anruf beim Schichtleiter, nicht nur eine WhatsApp-Nachricht in der Gruppe). Wer sich erst nach Schichtbeginn meldet, riskiert eine berechtigte Abmahnung, unabhängig von der Schwere der Erkrankung.

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU)

Gesetzlich muss die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erst am vierten Kalendertag vorliegen. Arbeitgeber können jedoch im Arbeitsvertrag festlegen, dass die AU bereits ab dem ersten Tag vorzulegen ist. In Branchen mit hohem Planungsstress ist diese Regelung weit verbreitet.

Praxis-Hinweis: Seit 2023 läuft die eAU digital. Die Bescheinigung geht direkt an die Krankenkasse, der Arbeitgeber ruft sie dort ab. Die persönliche Abmeldung im Betrieb bleibt jedoch erforderlich.

Aufgaben der Disposition

Nach Eingang der Krankmeldung ist Ersatz zu organisieren. Auch beim Einspringen gelten dieselben Regeln wie bei jeder regulären Dienstplanänderung:

• Mitarbeitende dürfen nicht aus dem Frei geholt werden, wenn dadurch die gesetzlichen Ruhezeiten verletzt würden.
• Die tägliche Höchstarbeitszeit bleibt eine harte Grenze, auch in Engpasssituationen.
• Bei Vorhandensein eines Betriebsrats sind auch kurzfristige Änderungen häufig mitbestimmungspflichtig.

Fairness im Team

Krankheit darf nicht "bestraft" werden:

• Wunschschichten dürfen nicht gestrichen werden, weil ein Mitarbeiter in der Vorwoche krank war.
• "Vergeltende" Planung (etwa ausschließliche Zuteilung unbeliebter Wochenendschichten) verschlechtert das Betriebsklima nachhaltig.
• Druck zur Anwesenheit trotz Krankheit fördert Präsentismus, der das gesamte Team belastet.

Korrekte Abbildung von Ausfällen im Dienstplan

Häufiger Fehler: Den Kranken aus dem Plan löschen

Ein verbreiteter Planungsfehler: Der erkrankte Mitarbeiter wird aus dem System "gelöscht" und die Schichten werden anderen zugeteilt. Diese Vorgehensweise ist nicht zu empfehlen. Sie verfälscht die Arbeitszeitberechnung.

Korrekt: Der Mitarbeiter bleibt in seiner ursprünglichen Schicht eingetragen, die Schicht wird als Krank markiert. Nur so liegt am Monatsende eine saubere Basis für die korrekte Berechnung der Entgeltfortzahlung inklusive Zuschlägen vor.

Rückkehr nach der Krankheit

Bei der Rückkehr gilt der ursprünglich veröffentlichte Plan. Schichten dürfen während der Abwesenheit nicht dauerhaft umverteilt werden, es sei denn, ein neuer Planungszeitraum wurde zwischenzeitlich veröffentlicht.

Strategie: Funktionierendes Ausfallmanagement

Permanente Hektik bei jeder Krankmeldung bindet erhebliche Ressourcen. Ein verlässliches System schafft Abhilfe:

• Springer-Pool aufbauen: Identifizieren Sie Mitarbeitende, die gezielt flexibel einspringen können und wollen (häufig Kräfte im Minijob).
• Puffer einplanen: Erfahrungsgemäß fallen einige Prozent der Schichten aus. Berücksichtigen Sie diese Ausfallquote bereits in der Personaleinsatzplanung.
• Klare Benachrichtigungsketten definieren: Wer kontaktiert wen? In welcher Reihenfolge werden Ersatzkräfte angefragt? Wer trifft die finale Entscheidung, wenn eine Schicht unbesetzt bleibt?
• Saubere Dokumentation: Halten Sie fest, wer wann gefehlt hat und wer eingesprungen ist. Das schützt bei der Abrechnung, schützt das Überstundenkonto der Springer und macht die Ausfallquoten langfristig sichtbar.

Branchenspezifische Hinweise

Sicherheitsdienste

Jeder Ausfall ist kritisch, weil bestimmte Objekte vertraglich zwingend besetzt sein müssen. Prüfen Sie den Tarifvertrag Sicherheitsgewerbe. Häufig bestehen spezielle Meldepflichten und Fristen für den Attestnachweis.

Pflege und Gesundheitswesen

Die gesetzliche Mindestbesetzung verzeiht keine Fehler. Bei Unterbesetzung drohen haftungsrechtliche Konsequenzen. Ein verlässlicher Ausfallplan ist hier essenziell.

Gastronomie und Hotellerie

Krankheitsbedingte Ausfälle am Samstagabend belasten das Team erheblich. Viele Betriebe verlangen daher das Attest ab dem ersten Tag. Diese Regelung ist zulässig, sofern sie im Arbeitsvertrag verankert ist.

Checkliste: Typische Fehler vermeiden

• Zuschläge zahlen: Bei Krankheit steht den Mitarbeitenden das volle Entgelt inklusive der Zuschläge für die geplanten Schichten zu. Andere Praktiken führen zu rechtlichem Ärger.
• Kranke nicht aus dem Plan löschen: Markieren Sie sie als "krank", entfernen Sie aber die ursprünglichen Schichten nicht. Ohne diese Daten ist eine korrekte Abrechnung nicht möglich.
• Ruhezeiten in jeder Situation einhalten: Auch bei akuter Ersatzsuche kennt das Arbeitszeitgesetz keine Ausnahmen. Die 11 Stunden Ruhezeit sind verbindlich.
• Lückenlose Dokumentation: Halten Sie fest, wann sich wer krankgemeldet hat und wer die Schicht übernommen hat. Das vermeidet Diskussionen am Monatsende.
• Keine Strafaktionen: Mitarbeitende kehren nach der Krankheit in ihren ursprünglichen Rhythmus zurück. Die Zuteilung unbeliebter Schichten als "Wiedergutmachung" ist führungstechnisch nicht akzeptabel.