Krankmeldung im Dienstplan: Rechte & Ersatzplanung

Aus der Praxis: "Krankmeldungen gehören zum Schichtbetrieb dazu. Wie Betriebe damit umgehen, trennt jedoch professionell aufgestellte Häuser von chaotischen. In vielen Betrieben sieht man Disponenten verzweifelt telefonieren und Mitarbeiter an freien Tagen unter Druck setzen. Das muss nicht sein. Mit einem strukturierten System und klaren rechtlichen Vorgaben lässt sich dieser Stress vermeiden, und alle Beteiligten werden fair behandelt."

Es ist 05:30 Uhr, die Frühschicht startet in 30 Minuten, das Telefon klingelt: "Chef, mich hat es erwischt. Ich kann heute nicht kommen." Was in den nächsten 15 Minuten geschieht, entscheidet darüber, ob der Betrieb die Schicht souverän überbrückt oder ob es chaotisch wird.

Krankmeldungen sind in jedem Schichtbetrieb Alltag. Ob in der Gastronomie, im Sicherheitsdienst oder in der Pflege: Je nach Jahreszeit fallen 5 bis 12 Prozent der geplanten Schichten aus. Auffällig ist, dass die wenigsten Betriebe dafür einen echten Notfallplan haben.

Die Grundregel: Krank ist wie gearbeitet

Im Arbeitsrecht gilt im Schichtbetrieb ein einfaches Prinzip: Krank ist wie gearbeitet. Der Mitarbeiter wird exakt so behandelt, als hätte er seine Schicht regulär abgeleistet. Das betrifft Entgeltfortzahlung, Zuschläge und die Überstundenerfassung.

Was das für Sie bedeutet:

• Der Mitarbeiter erhält den vollen Lohn für die geplante Schicht.
• Geplante Zuschläge (für Nacht, Sonntag oder Feiertag) sind weiterzuzahlen.
• Die geplanten Stunden fließen regulär in das Arbeitszeitkonto.
• Der Krankheitstag mindert den Urlaubsanspruch nicht.

Entgeltfortzahlung: Was tatsächlich zu zahlen ist

Hier treten in der Praxis die meisten Fehler auf. Viele Arbeitgeber zahlen bei Krankheit nur den Grundlohn und kürzen die Zuschläge. Das ist rechtswidrig.

Das Lohnausfallprinzip

Das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) ist eindeutig: Der Mitarbeiter erhält das, was er ohne die Krankheit verdient hätte. Im Schichtbetrieb ist daher der konkrete Dienstplan maßgeblich, nicht ein theoretischer Mittelwert.

Beispiel aus dem Sicherheitsdienst

Ein Mitarbeiter ist für die Sonntagsnachtschicht eingeplant (22:00-06:00 Uhr, Stundenlohn 14,50 €). Am Samstagabend meldet er sich krank.

Der Mitarbeiter erhält exakt das, was er verdient hätte. Hinweis: Die steuerfreien Nacht- und Sonntagszuschläge bleiben auch bei der Entgeltfortzahlung steuerfrei, sofern sie sich im gesetzlichen Rahmen bewegen.

Beispiel aus der Gastronomie

Eine Servicekraft ist für Samstagabend eingeplant (18:00-02:00 Uhr, Stundenlohn 13,90 €) und meldet sich krank.

Was wir von Mitarbeitern erwarten dürfen

1. Unverzügliche Meldung

Eine Krankmeldung erfolgt vor Schichtbeginn, nicht erst nach Praxisöffnung. Unverzüglich bedeutet: in dem Moment, in dem die Arbeitsunfähigkeit erkennbar wird.

Wer nachts um 03:00 Uhr feststellt, dass die Frühschicht ausfällt, muss nicht sofort den Vorgesetzten wecken. Sobald es jedoch zumutbar ist, hat die Meldung zu erfolgen, in jedem Fall vor Schichtbeginn. Erst melden, dann zum Arzt.

2. Die ärztliche Bescheinigung (eAU)

Seit 2023 ist der "gelbe Schein" durch die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ersetzt. Der Mitarbeiter geht zum Arzt, dieser meldet die Daten an die Krankenkasse, der Arbeitgeber ruft sie elektronisch ab.

Fristen:

• Laut Gesetz: Spätestens am vierten Kalendertag der Krankheit.
• In der Praxis: Im Schichtbetrieb verlangen viele Arbeitsverträge die eAU ab dem ersten Tag. Das ist zulässig und sinnvoll.

3. Genesungsförderndes Verhalten

Ein erkrankter Mitarbeiter ist nicht ans Bett gefesselt, darf jedoch nichts tun, was die Genesung verzögert. Ein Nebenjob oder genesungswidriges Verhalten während der Krankschreibung kann eine fristlose Kündigung rechtfertigen.

Was Arbeitgeber beachten müssen

1. Ersatz fachgerecht organisieren

Die Schicht muss besetzt werden, jedoch nicht um jeden Preis:

• Die 11-Stunden-Ruhezeit gilt auch für Springer. Wer aus der Nachtschicht kommt, darf nicht direkt die Frühschicht übernehmen.
• Die tägliche Höchstarbeitszeit von zehn Stunden ist zwingend einzuhalten.
• Bei vorhandenem Betriebsrat hat dieser auch bei kurzfristigen Änderungen ein Mitspracherecht.

2. Kein Druck auf Erkrankte

Häufig anzutreffen: Der Disponent ruft den Erkrankten an und fragt: "Können Sie nicht wenigstens für vier Stunden vorbeischauen?" Das ist respektlos und kann nötigenden Charakter annehmen.

Ebenso unzulässig: Den Mitarbeiter nach Rückkehr mit unbeliebten Schichten zu sanktionieren oder eine kurzfristige Dienstplanänderung durchzudrücken. Das Maßregelungsverbot (§ 612a BGB) untersagt dies.

3. Korrekter Umgang mit dem Dienstplan

Häufiger Fehler: Erkrankte Mitarbeiter werden einfach aus dem Dienstplan gelöscht. Das ist falsch.

Eine Löschung beschädigt:

• Die Entgeltberechnung: Ohne geplante Schicht fehlt die Basis für die Zuschläge.
• Das Arbeitszeitkonto: Die Stunden müssen als gearbeitet zählen.
• Die Auswertung: Ohne Dokumentation ist eine Verbesserung des Ausfallmanagements nicht möglich.

Korrekt ist: Der Mitarbeiter bleibt im Plan, die Schicht wird als "krank" markiert. Der Vertretende erhält eine Zusatzschicht.

Praxis-Tipps: Strukturiertes Ausfallmanagement

In vielen Betrieben wird hektisches Herumtelefonieren als "Ausfallmanagement" bezeichnet. Das geht solange, bis der Disponent selbst überlastet ist. Ein strukturiertes System umfasst folgende Bausteine:

1. Springer-Pool aufbauen

Suchen Sie Mitarbeiter, die freiwillig kurzfristig einspringen. Im Sicherheitsbereich sind das häufig Minijobber, die zusätzliche Stunden suchen. In der Gastronomie sind es oft Studierende. Wichtig: Die Teilnahme muss freiwillig sein. Niemanden per Dienstanweisung zum Dauer-Springer zu machen, beschädigt das Betriebsklima.

2. Ausfälle einplanen

Werten Sie Ihre Zahlen aus: Liegt die durchschnittliche krankheitsbedingte Ausfallquote bei acht Prozent, planen Sie diesen Puffer von vornherein ein. Das heißt nicht, blind einzustellen, sondern eine Personaleinsatzplanung zu schaffen, die Schwankungen verträgt.

3. Klare Benachrichtigungskette

Wer wird wann informiert? Wer wird zuerst kontaktiert? Diese Fragen gehören nicht ans Schichtende um 05:30 Uhr. Ein sauberer Prozess:

1. Mitarbeiter meldet sich (per App, SMS oder Anruf).
2. Der Disponent erhält die Information umgehend.
3. Der Springer-Pool wird systematisch angefragt (etwa nach dem Prinzip: Wer am längsten nicht zusätzlich gearbeitet hat, wird zuerst gefragt).
4. Bei Zusage erfolgt eine kurze Bestätigung an alle Beteiligten.
5. Dienstplan anpassen: Erkrankter bleibt im Plan (als "krank" markiert), Springer erhält die Zusatzschicht.

4. Dokumentation und Auswertung

Halten Sie fest: Wann, welche Schicht, wer hat vertreten, welche Kosten sind entstanden? Nur so erkennen Sie Muster. Treten die Ausfälle gehäuft montags nach der Nachtschicht auf? Sind bestimmte Schichtmodelle besonders betroffen? Wer diese Muster erkennt, kann gegensteuern. Weitere Hinweise im Wissen-Artikel zu Krankmeldung & Dienstplan.

Besonderheiten in den Branchen

Im Sicherheitsdienst: Objekte sind meist 24/7 zu besetzen. Ohne Vertretung drohen Vertragsstrafen. Prüfen Sie den Tarifvertrag Sicherheitsgewerbe, die Meldepflichten variieren je nach Bundesland.

In der Pflege: Die Mindestbesetzung ist gesetzlich vorgegeben. Bei Ausfall droht eine Unterschreitung der Fachkraftquote mit unmittelbarer Haftung. Ein Ausfallplan ist unverzichtbar.

In der Gastronomie: Wochenend- und Feiertagsausfälle sind besonders kritisch. Daher fordern viele Betriebe die AU ab Tag 1. Prüfen Sie zudem, ob das eigene Schichtmodell (etwa der Sonntags-Frühdienst) zur Ausfallquote beiträgt.

Konkrete Maßnahmen

• Zuschläge auch bei Krankheit zahlen: Das Lohnausfallprinzip ist Gesetz.
• Erkrankte im Plan belassen: Als "krank" markieren, nicht löschen.
• Mitarbeiter im Frei nicht unter Druck setzen: Anfragen ist zulässig, Druck nicht.
• Ruhezeiten der Einspringer beachten: Auch Springer unterliegen dem Arbeitszeitgesetz.
• Springer-Pool aufbauen: Erspart panische Telefonate am Morgen.
• Jeden Ausfall dokumentieren: Nur eine belastbare Datenbasis ermöglicht Verbesserungen.

Krankmeldungen sind aufwändig. Mit einem strukturierten Springer-Pool, klaren Regeln und Vorbereitung wird aus der morgendlichen Hektik eine kontrollierte Routine. Das entlastet die Disponenten, schont die Mitarbeiter, die Überstunden leisten, und senkt auf Dauer die Mitarbeiterfluktuation.