Was passiert mit der geplanten Schicht bei Krankheit? Das Prinzip 'krank ist wie gearbeitet', Ihre Pflichten bei der Ersatzplanung und wie Sie Ausfälle systematisch managen.
05:30 Uhr, die Frühschicht beginnt in 30 Minuten, und das Telefon klingelt: "Chef, ich bin krank. Ich kann heute nicht." Was jetzt passiert, entscheidet darüber, ob Ihr Betrieb die nächsten Stunden professionell überbrückt oder im Chaos versinkt.
Krankmeldungen gehören in jedem Schichtbetrieb zum Alltag. In der Gastronomie, im Sicherheitsdienst und in der Pflege fallen je nach Saison und Betrieb 5 bis 12 Prozent der geplanten Schichten krankheitsbedingt aus. Trotzdem haben die wenigsten Betriebe einen systematischen Prozess dafür.
Arbeitsrechtlich gilt bei Krankheit im Schichtbetrieb ein einfaches Prinzip: Krank ist wie gearbeitet. Der Mitarbeiter wird behandelt, als hätte er seine geplante Schicht regulär absolviert. Das zieht sich durch alles: Entgeltfortzahlung, Zuschlagsberechnung, Überstundenerfassung.
Was das konkret bedeutet:
Hier passieren die meisten Fehler. Viele Arbeitgeber zahlen bei Krankheit nur den Grundlohn und streichen die Zuschläge. Das ist rechtswidrig.
Das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) schreibt vor: Der Mitarbeiter erhält das Entgelt, das er ohne die Arbeitsunfähigkeit verdient hätte. Bei Schichtarbeit heißt das: Der konkrete Dienstplan ist maßgeblich, nicht ein theoretischer Durchschnitt.
Ein Mitarbeiter ist für eine Sonntagsnachtschicht eingeplant (22:00-06:00 Uhr, Stundenlohn 14,50 €). Er meldet sich am Samstagabend krank.
| Position | Berechnung | Betrag |
|---|---|---|
| Grundlohn | 8 Std. × 14,50 € | 116,00 € |
| Nachtzuschlag (25 %) | 7 Std. × 3,63 € | 25,38 € |
| Sonntagszuschlag (50 %) | 8 Std. × 7,25 € | 58,00 € |
| Entgeltfortzahlung | 199,38 € |
Der Mitarbeiter erhält exakt das, was er verdient hätte, inklusive aller Zuschläge. Die steuerfreien Nacht- und Sonntagszuschläge bleiben auch bei der Entgeltfortzahlung steuerfrei, solange sie die gesetzlichen Grenzen nicht überschreiten.
Eine Servicekraft ist für Samstagabend eingeplant (18:00-02:00 Uhr, Stundenlohn 13,90 €). Sie meldet sich krank.
| Position | Berechnung | Betrag |
|---|---|---|
| Grundlohn | 8 Std. × 13,90 € | 111,20 € |
| Nachtzuschlag (ab 23:00, 25 %) | 3 Std. × 3,48 € | 10,43 € |
| Entgeltfortzahlung | 121,63 € |
Krankmeldung heißt: vor Schichtbeginn. Nicht "wenn es geht" und nicht "wenn der Arzt aufhat". Unverzüglich bedeutet: sobald klar ist, dass die Schicht nicht angetreten werden kann.
Praktisch: Wer nachts um 03:00 Uhr merkt, dass er am Morgen nicht zur Frühschicht kann, muss nicht um 03:00 Uhr anrufen. Aber er muss anrufen, sobald es zumutbar ist. Und das ist vor Schichtbeginn.
Wichtig: Die Pflicht zur Krankmeldung besteht unabhängig von der ärztlichen Bescheinigung. Zuerst melden, dann zum Arzt.
Seit 2023 läuft die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung elektronisch (eAU). Der Mitarbeiter geht zum Arzt, der Arzt übermittelt die Daten an die Krankenkasse, der Arbeitgeber ruft sie dort ab. Der "gelbe Schein" entfällt.
Die Frist:
Der Mitarbeiter muss alles unterlassen, was die Genesung verzögert. Das heißt nicht, dass er ans Bett gefesselt ist. Aber ein Nebenjob oder exzessive Aktivitäten während der Krankschreibung können eine fristlose Kündigung rechtfertigen.
Die Schicht muss besetzt werden, klar. Aber auch hier gelten Regeln:
Kommt leider immer wieder vor: Der Disponent ruft den kranken Mitarbeiter an und fragt, ob er "nicht doch kommen kann" oder "wenigstens die Hälfte der Schicht schaffen" kann. Das ist nicht nur respektlos, sondern kann als Nötigung gewertet werden.
Genauso verboten: Den Mitarbeiter nach der Rückkehr mit unbeliebten Schichten zu "bestrafen" oder ihm eine kurzfristige Dienstplanänderung aufzudrücken. Das Maßregelungsverbot nach § 612a BGB schützt den Mitarbeiter davor.
Passiert oft: Der kranke Mitarbeiter wird aus dem Dienstplan gelöscht. Die Schichten verschwinden, als hätte er nie gearbeitet. Das verzerrt:
Richtig: Der Mitarbeiter bleibt im Plan, die Schichten werden als "krank" markiert. Die Vertretung wird als Zusatzschicht erfasst, nicht als Ersatz.
In den meisten Betrieben ist "Ausfallmanagement" ein schönes Wort für Improvisation. Das hält, bis es nicht mehr hält. Ein durchdachtes System sieht anders aus.
Stellen Sie eine Liste von Mitarbeitern zusammen, die sich freiwillig für kurzfristige Einsätze bereiterklärt haben. Im Sicherheitsdienst sind das oft Minijobber, die gerne Zusatzschichten übernehmen. In der Gastronomie typischerweise Studenten mit flexiblen Stundenplänen.
Wichtig: Die Bereitschaft muss freiwillig sein. Ein "Du bist jetzt Springer" per Dienstanweisung ist rechtlich fragwürdig und vergiftet das Betriebsklima.
Schauen Sie sich Ihre historischen Daten an. Wenn in Ihrem Betrieb regelmäßig 8 Prozent der Schichten krankheitsbedingt ausfallen, planen Sie mit 8 Prozent Puffer. Das heißt nicht "mehr Leute einstellen", sondern: die Personalplanung realistisch gestalten statt am Limit.
Wer wird bei einer Krankmeldung informiert? In welcher Reihenfolge werden Springer angefragt? Wer entscheidet, ob eine Schicht unbesetzt bleibt? Diese Fragen sollten nicht um 05:30 Uhr am Telefon geklärt werden, sondern vorher.
Ein klarer Prozess:
Dokumentieren Sie jeden Ausfall: Wann, welche Schicht, wer hat vertreten, welche Kosten sind entstanden. Mit der Zeit erkennen Sie Muster:
Solche Muster zu erkennen ist Gold wert. Mehr dazu im Wissen-Artikel Krankmeldung & Dienstplan.
Objekte müssen durchgehend besetzt sein. Ein Ausfall ohne Vertretung kann vertragsrechtliche Konsequenzen mit dem Auftraggeber haben. Der Tarifvertrag Sicherheitsgewerbe regelt in einigen Tarifgebieten besondere Meldepflichten. Prüfen Sie, welche Regelungen in Ihrem Tarifgebiet gelten; die Fristen unterscheiden sich je nach Bundesland.
In der Pflege ist die Mindestbesetzung gesetzlich vorgeschrieben. Wird ein krankheitsbedingter Ausfall nicht kompensiert, droht eine Unterschreitung der Fachkraftquote, mit haftungsrechtlichen Folgen. Ein funktionierender Ausfallplan ist hier nicht nur sinnvoll, sondern Pflicht.
Am Wochenende und an Feiertagen treffen Krankmeldungen die Gastronomie am härtesten. Viele Betriebe verlangen deshalb die AU ab dem ersten Tag. Das ist zulässig, wenn es im Arbeitsvertrag steht.
Tipp: Analysieren Sie, ob bestimmte Schichtlagen (z. B. Sonntagsfrühstück) überdurchschnittlich oft betroffen sind. Manchmal liegt die Lösung in einem besseren Schichtmodell, nicht in strengeren Regeln.
Krankmeldungen lassen sich nicht vermeiden. Entscheidend ist, wie Ihr Betrieb darauf reagiert. Springer-Pool, klare Prozesse und saubere Dokumentation verwandeln eine tägliche Krise in beherrschbare Routine.
Der Aufwand rechnet sich: weniger Stress für den Disponenten, weniger Überstunden für die Vertretenden, weniger Fluktuation im Team. Und bei der nächsten Kontrolle durch den Zoll liegen alle Nachweise sauber vor.
