Dienstplan Gastronomie

Aus der Praxis: "Dienstplanung in der Gastronomie ist anspruchsvoll. Wetter, No-Shows, geteilte Dienste und ein hoher Anteil an Teilzeitkräften machen den Alltag dynamisch. Ein guter Gastro-Plan ist kein starres Excel-Sheet, sondern ein flexibler Prozess, der Fairness, Kosten und Servicequalität in Einklang bringen muss."

Warum die Gastronomie an die Dienstplanung höchste Ansprüche stellt

Kaum eine Branche stellt die Dienstplanung vor vergleichbare Herausforderungen: täglich schwankende Gästezahlen, ein hoher Anteil an Minijobbern und Studenten, Wochenend- und Feiertagsarbeit sowie eine Belegschaft mit häufigen Wechseln.

Während Büros von 9 bis 17 Uhr planen, ist die Gastronomie an 7 Tagen pro Woche gefordert. Mittags- und Abendgeschäft, Wettereinflüsse und die Abstimmung von Küche, Bar und Service erfordern hohe Flexibilität.

Die zentralen Herausforderungen

Geteilte Dienste (Split Shifts)

In der Gastronomie sind geteilte Dienste verbreitet, in anderen Branchen jedoch eher unüblich. Konkret: Ein Mitarbeiter arbeitet von 11:00 bis 14:30 Uhr im Mittagsgeschäft, pausiert mehrere Stunden und kehrt um 17:30 Uhr zurück, um bis 22:00 Uhr das Abendgeschäft abzudecken.

Für den Betrieb ist das effizient, da Personal genau zu Stoßzeiten verfügbar ist. Für das Team ist es belastend: Der gesamte Tag ist gebunden, obwohl netto nur etwa 8 Stunden gearbeitet werden. Die Pause ist oft zu kurz für die Heimfahrt und zu lang zum Warten.

Rechtliche Einordnung: Das Arbeitszeitgesetz verbietet geteilte Dienste nicht. Die unbezahlte Pause zählt nicht als Arbeitszeit, sofern Mitarbeiter frei darüber verfügen können. Nach dem Abenddienst müssen jedoch zwingend die 11 Stunden Ruhezeit eingehalten werden, bevor der nächste Arbeitstag beginnt.

Minijobber-Verwaltung

Gastronomiebetriebe beschäftigen überdurchschnittlich viele Minijobber. Eine typische Personalstruktur in einem Betrieb mit 15 Mitarbeitenden:

• 3-5 Vollzeitkräfte (Küchenleitung, Schichtleiter)
• 3-4 Teilzeitkräfte (15-25 Stunden pro Woche)
• 5-8 Minijobber (Wochenende, Abend)

Diese Mischung erschwert die Planung. Jeder Minijobber hat ein festes Stundenbudget. Dazu kommen Stundenpläne, Klausurenphasen oder Nebenjobs.

Empfehlung: Führen Sie für jeden Minijobber ein laufendes Stundenkonto. Wer erst am 28. des Monats die Überschreitung bemerkt, hat ein Problem. Wichtig: Steuerfreie Zuschläge für Sonn- und Feiertagsarbeit belasten die 603-Euro-Grenze nicht und schaffen zusätzlichen Spielraum.

Schwankende Gästezahlen

Die Gästezahlen entziehen sich weitgehend der Planung:

Wer täglich dieselbe Mitarbeiterzahl einplant, riskiert entweder Personalüberkosten oder Servicemängel. Empfehlenswert ist eine stabile Grundbesetzung in Verbindung mit einer flexiblen Reserve auf Abruf.

Abstimmung zwischen Küche und Service

Ein guter Gastro-Plan besteht aus zwei Plänen, die ineinandergreifen müssen:

• Küche: Vorlaufzeit für das Mise en Place, Stoßzeiten-Bewältigung, Reinigungsphase nach Schichtende.
• Service: Abdeckung der Öffnungszeiten, Gästeempfang, Bar-Betrieb.

Schließt die Küche um 14:00 Uhr, während der Service bis 15:00 Uhr noch Gäste bedient, entstehen Konflikte. Diese Zeiten gehören in die Dienstplanung, nicht in die Tagesimprovisation.

Rechtliche Rahmenbedingungen

Sonn- und Feiertagsarbeit

Sonntagsarbeit ist in der Gastronomie zulässig (§ 10 Abs. 1 Nr. 4 ArbZG), unterliegt jedoch klaren Grenzen:

• Mindestens 15 Sonntage im Jahr müssen vollständig frei bleiben.
• Sonntagsarbeit erfordert einen Ersatzruhetag innerhalb von 2 Wochen.
• Bei Feiertagsarbeit beträgt die Frist für den Ersatzruhetag 8 Wochen.
• Zuschläge aus Arbeits- oder Tarifverträgen sind zu berücksichtigen.

DEHOGA-Tarifvertrag

In NRW gilt beispielsweise der DEHOGA-Tarifvertrag. Er regelt unter anderem 39 Stunden für Vollzeitkräfte, Nachtzuschläge (ab 22:00 Uhr 25 % zusätzlich) und erweiterte Urlaubsansprüche. Prüfen Sie die landesspezifischen Regelungen und Ihre Tarifbindung. Ohne Tarifbindung gelten die individuellen Arbeitsverträge.

Azubis und Jugendliche

Beim Jugendarbeitsschutz sind die Behörden konsequent:

• Maximal 8 Stunden pro Tag, höchstens 40 Stunden pro Woche.
• Nach 22:00 Uhr keine Beschäftigung (Ausnahme: Ü16-Azubis dürfen in Gaststätten bis 23:00 Uhr arbeiten).
• Samstagsarbeit ist zulässig bei einem anderen freien Tag als Ausgleich.

Zeiterfassung

Seit 2022 besteht eine flächendeckende Pflicht zur Zeiterfassung. Für Minijobber galt sie bereits zuvor. Ab 2026 ist die elektronische Erfassung verbindlich, papierbasierte Dokumentation entfällt.

Saisonale Schwankungen managen

Hochsaison

Ob Biergarten ab Mai, Weihnachtsfeiern im Dezember oder Tourismus in den Ferien: In der Hochsaison wird zusätzliches Personal benötigt. Mögliche Optionen:

• Saisonkräfte: Befristete Verträge für die Spitzenmonate.
• Erweiterter Minijob-Pool: Studenten in der Semesterpause gewinnen.
• Arbeitszeitkonten: Stammteam baut im Sommer Plusstunden auf und gleicht sie im Winter aus.

Nebensaison

Die Nebensaison ist nicht nur eine Umsatzflaute, sondern bietet Gelegenheit für Urlaubsplanung, Schulungen und Teamentwicklung. Wer das Personal in dieser Phase reduziert, startet die nächste Saison ohne eingespieltes Team.

Mitarbeiterbindung durch gute Planung

Die Gastronomie weist eine hohe Fluktuation auf. Ein wesentlicher Grund: schlechte Dienstpläne, die das Privatleben einschränken.

Was Mitarbeitende erwarten:

• Planbarkeit: Der Plan sollte nicht erst am Donnerstag für Montag verfügbar sein. Eine Bekanntgabefrist von zwei Wochen ist Standard.
• Faire Wochenenddienste: Samstagabende sollten rotierend besetzt werden, nicht stets durch dieselben Mitarbeiter.
• Berücksichtigung individueller Anforderungen: Wenn ein Mitarbeiter dienstags Kinderbetreuung übernimmt, ist dies als feste Blockade einzutragen.
• Keine kurzfristigen Änderungen: Eine Dienstplanänderung am selben Tag belastet das Team und sollte die Ausnahme bleiben.

Wer diese Grundlagen umsetzt, hält Mitarbeitende auch in einer wettbewerbsintensiven Branche.

Checkliste für den Gastro-Plan

Vor der Freigabe des nächsten Plans:

• Faire Verteilung? Wer nur die zuverlässigen Mitarbeiter einsetzt, riskiert deren Burnout. Fairness erfordert ein System.
• Geteilte Dienste minimiert? Reduzieren Sie sie auf das Notwendige. Zusammenhängende Schichten sind vorzuziehen.
• Minijobber im Blick? Stundenkonten dürfen nicht außer Kontrolle geraten.
• Küche und Service abgestimmt? Vor- und Nachbereitungszeiten beider Bereiche prüfen.
• Wetter berücksichtigt? Sind Flex-Kräfte für unerwartete Sonnenwochenenden verfügbar?
• Ruhezeiten eingehalten? Auch bei geteilten Diensten müssen 11 Stunden zwischen Feierabend und nächstem Schichtbeginn liegen.

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