Dienstplan Gastronomie

Was den Dienstplan in der Gastronomie besonders macht

Kaum eine Branche ist so planungsintensiv wie die Gastronomie. Nirgendwo kommen so viele erschwerenden Faktoren zusammen: schwankende Gästezahlen, ein hoher Anteil an Teilzeit- und Minijobbern, geteilte Dienste, Wochenend- und Feiertagsarbeit, und eine Belegschaft, die in vielen Betrieben alle paar Monate wechselt.

Ein Büro plant Montag bis Freitag, 9 bis 17 Uhr. Ein Restaurant plant 7 Tage die Woche, mit Stoßzeiten mittags und abends, unterschiedlichen Besetzungsstärken je nach Wochentag und Saison, und muss Küche, Service und Bar unter einen Hut bringen.

Die besonderen Herausforderungen

Geteilte Dienste (Split Shifts)

Die Gastronomie kennt etwas, das in anderen Branchen kaum vorkommt: den geteilten Dienst. Ein Mitarbeiter arbeitet von 11:00 bis 14:30 Uhr (Mittagsgeschäft), hat dann 3 Stunden frei und kommt um 17:30 Uhr für den Abenddienst bis 22:00 Uhr zurück.

Für den Betrieb ist das effizient: Personal ist genau dann da, wenn Gäste da sind. Für den Mitarbeiter ist es belastend. Der Tag ist von morgens bis abends verplant, obwohl nur 8 Stunden gearbeitet werden. Die Pause dazwischen ist zu kurz für echte Erholung, aber zu lang zum Rumsitzen.

Rechtlich: Das Arbeitszeitgesetz verbietet geteilte Dienste nicht. Die Arbeitszeit beginnt mit Arbeitsbeginn und endet mit Arbeitsende. Die Pause dazwischen zählt nicht als Arbeitszeit, solange der Mitarbeiter frei über sie verfügen kann. Die 11 Stunden Ruhezeit müssen aber zwischen dem Ende des Abenddienstes und dem Beginn des nächsten Tages eingehalten werden.

Hoher Minijob-Anteil

Keine Branche beschäftigt so viele Minijobber wie die Gastronomie. Ein typischer Betrieb mit 15 Köpfen hat:

• 3-5 Festangestellte in Vollzeit (Küchenchef, Stellvertretung, Betriebsleitung)
• 3-4 Teilzeitkräfte (15-25 Stunden/Woche)
• 5-8 Minijobber (Studenten, Aushilfen, Wochenendkräfte)

Das verkompliziert die Planung enorm: Jeder Minijobber hat ein begrenztes Stundenbudget (max. 43,4 Stunden/Monat bei Mindestlohn), wechselnde Verfügbarkeiten (Uni, anderer Job, Prüfungsphase) und oft keine langfristige Bindung an den Betrieb.

Praxis-Tipp: Führen Sie für jeden Minijobber ein laufendes Stundenkonto. Wenn Sie erst am Monatsende feststellen, dass die Grenze überschritten wurde, ist es zu spät. Steuerfreie Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit zählen nicht zur 603-Euro-Grenze, das gibt Spielraum.

Schwankende Auslastung

Gästezahlen schwanken in der Gastronomie stärker als in fast jeder anderen Branche:

Wer für jeden Tag die gleiche Besetzung plant, hat entweder zu viel Personal (teuer) oder zu wenig (schlechter Service, gestresste Mitarbeiter). Die Lösung: Grundbesetzung plus flexible Reserve.

Küche und Service koordinieren

Ein Restaurant-Dienstplan besteht eigentlich aus zwei Plänen, die synchron laufen müssen:

• Küche: Vorlauf für Mise en Place, Stoßzeiten bei Bestelleingang, Abbau und Reinigung
• Service: Öffnungszeiten, Reservierungslage, Bar-Besetzung

Wenn die Küche um 14:00 Uhr abbaut, der Service aber noch bis 15:00 Uhr Gäste bedient, gibt es ein Problem. Diese Abstimmung muss im Dienstplan sichtbar sein, nicht erst im laufenden Betrieb.

Rechtliche Besonderheiten

Sonn- und Feiertagsarbeit

Die Gastronomie gehört zu den Branchen, in denen Sonn- und Feiertagsarbeit ausdrücklich erlaubt ist (§ 10 Abs. 1 Nr. 4 ArbZG). Aber:

• Mindestens 15 Sonntage im Jahr müssen beschäftigungsfrei sein (§ 11 Abs. 1 ArbZG)
• Für jeden Sonntag, an dem gearbeitet wird, muss ein Ersatzruhetag innerhalb von 2 Wochen gewährt werden
• Für Feiertagsarbeit gilt ein Ersatzruhetag innerhalb von 8 Wochen
• Zuschläge für Sonn- und Feiertagsarbeit sind je nach Tarifvertrag oder Arbeitsvertrag zu zahlen

DEHOGA-Tarifvertrag

In NRW gilt der Tarifvertrag des DEHOGA (Deutscher Hotel- und Gaststättenverband) Nordrhein. Dieser regelt unter anderem:

• Wöchentliche Arbeitszeit: 39 Stunden (Vollzeit)
• Zuschläge: Nachtarbeit ab 22:00 Uhr (25 %), Sonn- und Feiertagszuschläge
• Urlaubsanspruch: In der Regel 26-30 Tage je nach Betriebszugehörigkeit

Die genauen Regelungen variieren je nach Bundesland. Wo kein allgemeinverbindlicher DEHOGA-Tarifvertrag gilt, zählen die einzelvertraglichen Vereinbarungen.

Jugendarbeitsschutz

Viele Gastronomiebetriebe beschäftigen Auszubildende und minderjährige Aushilfen. Für sie gelten besondere Regeln:

• Maximal 8 Stunden pro Tag, 40 Stunden pro Woche
• Keine Arbeit nach 22:00 Uhr (Ausnahme: Auszubildende über 16 in Gaststätten bis 23:00 Uhr)
• Samstagsarbeit ist in der Gastronomie erlaubt, aber es muss ein anderer freier Tag gewährt werden
• Feiertagsarbeit ist in der Gastronomie für Jugendliche zulässig, wenn ein Ersatzruhetag gewährt wird

Arbeitszeitdokumentation

Seit 2022 ist die Zeiterfassung für alle Arbeitnehmer Pflicht. In der Gastronomie war das schon vorher relevant: Für Minijobber bestand bereits eine Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohngesetz (§ 17 MiLoG). Ab 2026 muss die Erfassung elektronisch erfolgen.

Saisonalität meistern

Hochsaison planen

Die Hochsaison in der Gastronomie hängt vom Betriebstyp ab:

• Biergarten/Terrasse: Mai bis September
• Weihnachtsfeiergeschäft: November bis Dezember
• Touristenregion: Ferienzeiten
• Uni-Gastronomie: Vorlesungszeiten

Für die Hochsaison brauchen Sie mehr Personal als in der Nebensaison. Die Optionen:

• Saisonkräfte anstellen: Befristete Verträge für 3-6 Monate
• Minijobber-Pool ausbauen: Studierende, die im Sommer mehr arbeiten wollen
• Arbeitszeitkonto nutzen: Mitarbeiter sammeln in der Hochsaison Plus-Stunden und bauen sie in der Nebensaison ab

Nebensaison nutzen

Die Nebensaison ist nicht nur ruhiger, sie ist die Zeit, in der Sie Urlaub gewähren, Fortbildungen durchführen und das Team stabilisieren. Wer in der Nebensaison zu viel Personal abbaut, steht zum Saisonstart ohne eingearbeitete Kräfte da.

Mitarbeiterbindung durch gute Planung

Die Gastronomie hat die höchste Fluktuationsrate aller Branchen. Ein wesentlicher Grund: schlechte Arbeitsbedingungen, und dazu gehört die Dienstplanung.

Was Mitarbeiter erwarten:

• Planbarkeit: Den Plan nicht erst am Donnerstag für die nächste Woche bekommen. Die Bekanntgabefrist sollte mindestens 2 Wochen betragen.
• Faire Wochenendverteilung: Nicht immer die gleichen Mitarbeiter am Samstag einteilen. Rotation ist Pflicht.
• Wünsche berücksichtigen: Wer regelmäßig Dienstagnachmittag für sein Kind braucht, sollte das eintragen können, ohne jede Woche neu bitten zu müssen.
• Kurzfristige Änderungen begrenzen: Eine Dienstplanänderung am selben Tag sollte die Ausnahme sein, nicht die Regel.

Betriebe, die diese Basics umsetzen, berichten von deutlich geringerer Fluktuation, und das in einer Branche, in der gutes Personal kaum zu finden ist.

Häufige Fehler

• Nur nach Verfügbarkeit planen: Wer immer die einsetzt, die gerade können, überlastet die Zuverlässigen und schont die Unzuverlässigen. Fairness braucht System.
• Geteilte Dienste als Standard: Geteilte Dienste sind manchmal nötig, aber als Dauerlösung unzumutbar. Wenn möglich, zusammenhängende Schichten planen.
• Minijobber-Stunden nicht tracken: Die 603-Euro-Grenze gilt. Wer sie überschreitet, riskiert Nachzahlungen an die Minijob-Zentrale.
• Keine Unterscheidung Küche/Service: Ein Dienstplan, der nicht nach Bereichen trennt, führt zu Über- und Unterbesetzung in einzelnen Stationen.
• Wetterabhängigkeit ignorieren: Ein Biergarten bei 30°C braucht mehr Service als bei Regen. Flexible Planung mit kurzfristig abrufbaren Kräften ist kein Luxus, es ist betriebsnotwendig.
• Ruhezeiten bei geteilten Diensten vergessen: Auch wenn die Arbeitszeit selbst unter 10 Stunden liegt: Die 11-Stunden-Ruhezeit zum nächsten Arbeitstag muss eingehalten werden.