Dienstplan Gebäudereinigung

Was den Dienstplan in der Gebäudereinigung besonders macht

Wer aus der Gastronomie oder dem Sicherheitsdienst kommt und zum ersten Mal einen Reinigungsdienstplan erstellt, stolpert über einen zentralen Unterschied: In der Gebäudereinigung planen Sie nicht in Schichten, sondern in Objekten. Ein Mitarbeiter arbeitet nicht "die Frühschicht", sondern reinigt von 6:00 bis 8:30 Uhr das Bürogebäude in der Marktstraße, fährt dann zur Arztpraxis am Hauptbahnhof und ist von 9:15 bis 11:00 Uhr dort.

Dazu kommt: Die Branche hat eine der höchsten Teilzeitquoten in Deutschland. Rund 70 % der Beschäftigten arbeiten in Teilzeit oder als Minijobber. Viele haben mehrere Auftraggeber oder einen Hauptjob neben der Reinigung. Die Verfügbarkeiten sind eingeschränkt, die Fluktuation hoch, und die Margen so dünn, dass jede falsch geplante Stunde spürbar ist.

Objektbasierte Planung vs. Schichtplanung

In einem Lager oder Krankenhaus teilen Sie Mitarbeiter in Schichten ein: Frühschicht, Spätschicht, Nachtschicht. In der Gebäudereinigung ist der Ausgangspunkt immer das Objekt. Jedes Objekt hat eigene Vorgaben:

Der Dienstplan muss also pro Objekt definieren: wer, wann, wie lange und mit welcher Qualifikation. Erst danach ergibt sich für jeden Mitarbeiter eine individuelle Tagesroute aus mehreren Objekten.

Das ist der entscheidende Perspektivwechsel. Statt "Wer hat morgen Frühschicht?" lautet die Frage: "Wer kann morgen ab 6:00 Uhr das Objekt Marktstraße übernehmen und danach die Praxis am Hauptbahnhof?"

Fahrtzeiten als Arbeitszeit

Einer der teuersten Fehler in der Gebäudereinigung: Fahrtzeiten zwischen Objekten werden nicht als Arbeitszeit berechnet. Aber genau das sind sie.

Die rechtliche Lage:

• Fahrt von der Wohnung zum ersten Objekt: Keine Arbeitszeit (normaler Arbeitsweg)
• Fahrt zwischen zwei Objekten: Arbeitszeit. Punkt. Der Mitarbeiter kann in dieser Zeit nicht frei über seine Zeit verfügen.
• Fahrt vom letzten Objekt nach Hause: Keine Arbeitszeit (normaler Heimweg)
• Ausnahme bei wechselnden Einsatzorten: Wenn ein Mitarbeiter keinen festen ersten Einsatzort hat, sondern täglich woanders beginnt, kann auch die Anfahrt zum ersten Objekt als Arbeitszeit gelten. Das betrifft besonders Springer und Vertretungskräfte.

Rechenbeispiel: Eine Reinigungskraft arbeitet 3 Objekte am Vormittag. Objekt A: 2 Stunden, Objekt B: 1,5 Stunden, Objekt C: 1 Stunde. Zwischen A und B liegen 20 Minuten Fahrt, zwischen B und C 15 Minuten. Die tatsächliche Arbeitszeit ist nicht 4,5 Stunden, sondern 5 Stunden und 5 Minuten. Bei einem Minijob mit maximal 43,4 Stunden pro Monat machen solche Differenzen am Monatsende den Unterschied zwischen regelkonform und Nachzahlung.

Hohe Teilzeitquote und Minijob-Anteil

Die Gebäudereinigung ist eine Teilzeit-Branche. Ein typisches Reinigungsunternehmen mit 50 Beschäftigten sieht in etwa so aus:

• 5-8 Vollzeitkräfte (Objektleiter, Vorarbeiter, Glasreiniger)
• 12-15 Teilzeitkräfte (15-25 Stunden/Woche)
• 25-35 Minijobber (oft nur 8-15 Stunden/Woche)

Das hat Konsequenzen für die Planung:

Verfügbarkeiten sind begrenzt. Viele Minijobber arbeiten morgens vor ihrem Hauptjob oder abends danach. Die Zeitfenster sind eng. Wenn ein Objekt nur zwischen 6:00 und 8:00 Uhr gereinigt werden darf, brauchen Sie Leute, die genau dann können.

Stundenbudgets laufen schnell voll. Bei einem Stundenlohn von 13,90 Euro (Mindestlohn 2026) darf ein Minijobber maximal 43,4 Stunden pro Monat arbeiten. Wer 5 Tage die Woche je 2,5 Stunden einplant, kommt auf ca. 50 Stunden und hat die Grenze überschritten. Steuerfreie Zuschläge (Sonntag, Feiertag, Nacht) zählen nicht zur 603-Euro-Grenze, aber reguläre Arbeitsstunden eben schon.

Fluktuation ist hoch. In der Gebäudereinigung wechseln Mitarbeiter häufig. Ein Dienstplan, der auf einer bestimmten Person aufbaut, funktioniert nur so lange, wie diese Person bleibt. Planen Sie daher mit Objektteams, nicht mit Einzelpersonen. Wenn Frau Müller das Objekt Marktstraße kennt, sollte Frau Schmidt es auch kennen.

Tarifvertrag Gebäudereinigung (IG BAU)

Die Gebäudereinigung hat einen eigenen, allgemeinverbindlichen Tarifvertrag, ausgehandelt zwischen dem BIV (Bundesinnungsverband des Gebäudereiniger-Handwerks) und der IG BAU. Das bedeutet: Er gilt für alle Reinigungsunternehmen, auch für solche, die nicht tarifgebunden sind.

Die Mindestlöhne nach Lohngruppen (Stand 2026):

Beachten Sie: Der Branchenmindestlohn in Lohngruppe 1 liegt mit 14,25 Euro über dem gesetzlichen Mindestlohn von 13,90 Euro. Wer nur den gesetzlichen Mindestlohn zahlt, verstößt gegen den Tarifvertrag. Das ist ein häufiger Fehler bei kleinen Betrieben.

Für NRW gelten die bundeseinheitlichen Branchenmindestlöhne. Regionale Abweichungen betreffen vor allem die höheren Lohngruppen und Zuschlagsregelungen.

Qualitätskontrolle und Nacharbeit

Ein Thema, das im Dienstplan oft vergessen wird: Zeit für Qualitätsprüfungen und Nacharbeit. Wenn ein Auftraggeber reklamiert und eine Nachreinigung nötig ist, muss jemand hin. Das kostet Arbeitszeit, die im Plan nicht vorgesehen war.

Praxis-Tipps:

• Objektleiter-Rundgänge einplanen: Mindestens 1x pro Woche sollte jemand die Reinigungsqualität vor Ort prüfen. Diese Zeit muss im Dienstplan stehen, nicht "nebenbei" passieren.
• Pufferzeit für Reklamationen: Planen Sie pro Woche 2-4 Stunden ein, in denen eine Kraft für Nacharbeiten verfügbar ist. Das ist günstiger als jedes Mal eine Sondertour.
• Reinigungsprotokolle: Mobile Zeiterfassung mit Objektbezug hilft, die tatsächlich geleistete Arbeit zu dokumentieren. Wenn ein Kunde behauptet, die Reinigung habe nicht stattgefunden, haben Sie einen Nachweis.

Saisonale Schwankungen

Die Gebäudereinigung kennt Schwankungen, die andere Branchen nicht haben:

Grundreinigungen fallen typischerweise in den Frühling und Herbst. Büros lassen Teppichböden shamponieren, Fenster werden vor oder nach dem Winter grundgereinigt. Das sind arbeitsintensive Aufträge, die zusätzliches Personal oder Überstunden erfordern. Planen Sie diese Spitzen mindestens 4 Wochen im Voraus in den Dienstplan ein.

Winterdienst ist für viele Reinigungsunternehmen ein Zusatzgeschäft. Streuen und Räumen vor Objekten ab 5:00 oder 6:00 Uhr morgens, je nach Witterung. Das Problem: Winterdienst ist wetterabhängig. An einem milden Dezembertag passiert nichts, bei Glatteis müssen Mitarbeiter kurzfristig raus. Diese Bereitschaft muss vertraglich und im Dienstplan geregelt sein.

Ferienzeiten bringen Verschiebungen. In Schulen und Universitäten fallen während der Ferien Reinigungen weg oder werden auf Grundreinigungen umgestellt. Dafür sind Büros durchgehend zu reinigen. Prüfen Sie quartalsweise, welche Objekte saisonalen Schwankungen unterliegen, und passen Sie die Personaleinsatzplanung an.

Mobile Zeiterfassung als Pflicht

Ab 2026 muss die Zeiterfassung elektronisch erfolgen. In der Gebäudereinigung war eine Dokumentation für Minijobber schon vorher Pflicht (§ 17 MiLoG und § 19 MiLoG für die Baubranche, zu der die Gebäudereinigung zählt). Aber die elektronische Pflicht verändert die Praxis.

Was in der Gebäudereinigung funktioniert:

• App-basierte Zeiterfassung mit GPS oder QR-Code am Objekt. Der Mitarbeiter checkt ein, wenn er am Objekt ankommt, und checkt aus, wenn er fertig ist.
• Objektbezogene Erfassung: Die Arbeitszeit wird pro Objekt dokumentiert, nicht nur als Tagesarbeitszeit. Das hilft bei der Nachkalkulation und bei Kundenreklamationen.
• Fahrtzeiterfassung: Die Fahrt zwischen Objekten als eigene Position erfassen. So sehen Sie auf einen Blick, wie viel Arbeitszeit für Reinigung und wie viel für Fahrten anfällt.

Häufige Fehler

• Fahrtzeiten nicht als Arbeitszeit berechnen: Die 20 Minuten zwischen Objekt A und Objekt B sind Arbeitszeit. Wer das ignoriert, kalkuliert falsch, zahlt zu wenig und riskiert Nachforderungen bei Prüfungen. Das Arbeitszeitgesetz ist hier eindeutig.
• Minijob-Grenzen überschreiten: 5 Tage mal 2,5 Stunden sind nicht 10 Stunden pro Woche, wenn noch Fahrtzeiten dazukommen. Führen Sie ein laufendes Stundenkonto pro Minijobber und prüfen Sie spätestens zur Monatsmitte den Stand.
• Qualifikationen nicht prüfen: Glasreinigung, Hygienereinigung (z.B. in Arztpraxen oder Laboren) und Grundreinigung erfordern unterschiedliche Kenntnisse und teils Schulungsnachweise. Wer die falsche Person schickt, riskiert Qualitätsmängel und Auftragsverlust.
• Keine mobile Zeiterfassung: Papier-Stundenzettel, die am Monatsende abgegeben werden, sind fehleranfällig und erfüllen ab 2026 nicht mehr die gesetzlichen Anforderungen. Eine mobile Lösung mit Objektbezug spart Zeit bei der Dokumentation und der Lohnabrechnung.
• Einzelpersonen statt Teams planen: Wenn nur eine Person ein Objekt kennt und diese Person krank wird oder kündigt, haben Sie ein Problem. Jedes Objekt sollte mindestens zwei Mitarbeitern bekannt sein.
• Branchenmindestlohn ignorieren: Der Tarifvertrag Gebäudereinigung ist allgemeinverbindlich. Lohngruppe 1 liegt über dem gesetzlichen Mindestlohn. Wer nur den gesetzlichen Mindestlohn zahlt, verstößt gegen geltendes Recht.
• Pausenregelungen bei Objektwechsel vergessen: Wenn ein Mitarbeiter von 6:00 bis 12:30 Uhr durcharbeitet (mit Fahrten zwischen Objekten), steht ihm nach 6 Stunden eine Pause von mindestens 30 Minuten zu. Die Fahrt zwischen Objekten ist keine Pause, denn der Mitarbeiter kann nicht frei über diese Zeit verfügen.