Die Pflicht zur Zeiterfassung besteht seit dem BAG-Beschluss 2022. Eine elektronische Pflicht ist geplant, aber noch nicht in Kraft. Was das praktisch heißt.
Aus der Praxis: "Niemand jubelt, wenn der Gesetzgeber neue Bürokratie vorschreibt. Die Zeiterfassungspflicht 2026 klingt zunächst nach einem erheblichen Aufwand für jeden, der Schichtpläne organisiert. Aus meiner Erfahrung im Sicherheitsdienst zeigt sich: Sobald die alte Zettelwirtschaft abgelöst ist, sparen Sie am Ende des Monats erheblich Zeit und Ärger. Verstehen Sie es nicht als lästige Pflicht, sondern als Chance, endlich Ordnung in die Prozesse zu bringen."
Das BAG-Urteil vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) hat vielen Betrieben den Boden unter den Füßen weggezogen. Plötzlich hieß es: Arbeitszeiterfassung ist kein nettes Extra mehr, sondern Pflicht. Die Pflicht zur systematischen Erfassung gilt seitdem unmittelbar, die Form ist nach derzeitiger Rechtslage frei. Mit der geplanten Arbeitszeitreform 2026 soll zusätzlich eine ausdrückliche Pflicht zur elektronischen Erfassung kommen, was gerade im Schichtbetrieb spürbare Auswirkungen hätte. Dieser Entwurf ist allerdings noch nicht in Kraft.
Im Folgenden ein Überblick, was bereits gilt, was geplant ist und wie Sie das pragmatisch umsetzen.
Es gibt drei zentrale Baustellen:
Die alten Papier-Stundenzettel und die unübersichtlichen Excel-Listen sind nach derzeitiger Rechtslage zwar weiterhin zulässig, sie gelten aber als manipulationsanfällig und sind im Prüffall riskant. Der Referentenentwurf sieht künftig ein elektronisches System vor: eine Software, eine App auf dem Smartphone oder ein festes Terminal, das Beginn, Ende und Dauer der Schichten erfasst. Geplante Ausnahme: Für Kleinbetriebe sind im Entwurf Übergangsfristen und Ausnahmen vorgesehen. Solange das Gesetz nicht in Kraft ist, besteht keine generelle Pflicht zum elektronischen Format.
Das Szenario ist bekannt: Am Ende des Monats versuchen alle, zu rekonstruieren, wer wann gearbeitet hat. Das ist schon nach der bestehenden Pflicht problematisch, weil die Erfassung objektiv und verlässlich sein muss. Erfassen Sie die Arbeitszeit am besten am selben Tag. Für die Schichtteams bedeutet das: nach der Schicht kurz abstempeln.
Aufzeichnungen sind schon heute mindestens zwei Jahre aufzubewahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Der Referentenentwurf sieht zusätzlich vor, dass das System Manipulationen verhindert und im Fall einer Kontrolle durch die Aufsichtsbehörden direkt zugänglich ist. Eine revisionssichere, manipulationsgeschützte Speicherung ist daher empfehlenswert.
Im Büro von 9 bis 17 Uhr ist Zeiterfassung trivial. Im Schichtbetrieb sieht es anders aus:
In zahlreichen Betrieben zeigen sich bei der Umstellung dieselben Fehler. Vermeiden Sie diese:
Auf den letzten Drücker starten: Wer bis kurz vor knapp wartet, verliert. Eine neue Software auszuwählen, das Team einzubinden und Prozesse anzupassen, braucht Zeit. Planen Sie mindestens 4 bis 8 Wochen Vorlauf ein.
Das billigste Tool wählen: Eine einfache Stempeluhr-App erfüllt das Gesetz, bringt aber keinen Mehrwert. Verbinden Sie die Erfassung direkt mit der Dienstplanung. Wenn Sie noch unsicher sind, hilft der Vergleich Excel vs. Software. So gleichen Sie Ist- und Soll-Zeiten ohne Excel-Akrobatik ab.
Das Team überrumpeln: Wenn Sie plötzlich eine Tracking-App einführen, denken alle an Überwachung. Nehmen Sie Ihre Mitarbeiter mit. Erklären Sie, dass ihre Überstunden so fair und sicher dokumentiert sind und die Abrechnung schneller geht. Das fördert die Akzeptanz erheblich.
Datenschutz vergessen: Arbeitszeiten sind sensible Daten. Klären Sie vorab, wie lange Daten gespeichert werden und wer darauf zugreifen darf, damit die DSGVO nicht zum Problem wird.
In der Praxis zeigt sich: Sobald das System läuft, profitieren Sie besonders am Monatsende:
Eine konkrete Checkliste für die Einführung:
Neue Pflichten sind unbeliebt. Wer die Zeiterfassung jedoch als Chance nutzt, seine Zettelwirtschaft endlich zu digitalisieren, spart langfristig erheblich Zeit und Aufwand.
Die Pflicht zur systematischen Erfassung an sich gilt bereits seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21), gestützt auf das EuGH-Urteil CCOO (C-55/18). Die Form ist derzeit frei. Eine ausdrückliche Pflicht zur elektronischen Erfassung ist über das geplante Arbeitszeiterfassungsgesetz vorgesehen, mit Übergangsfristen und Ausnahmen für Kleinbetriebe, aber noch nicht in Kraft.
Nach derzeitiger Rechtslage ist die Form frei, eine sauber und zeitnah geführte Tabelle kann genügen. Erst nach Inkrafttreten der geplanten elektronischen Pflicht wären Excel-Tabellen für größere Betriebe nicht mehr ausreichend. Unabhängig davon erfüllt Excel die Anforderungen an Manipulationssicherheit in der Regel nicht.
Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Bei Schichtarbeit zusätzlich Pausenzeiten und Nachtarbeitsstunden. Die Erfassung muss zeitnah erfolgen.
Bußgelder bis zu 30.000 Euro sind möglich. Fehlende Zeiterfassung kann bei arbeitsrechtlichen Streitigkeiten zu Beweisproblemen zulasten des Arbeitgebers führen.
Ja. Für geringfügig Beschäftigte besteht nach dem Mindestlohngesetz bereits seit 2015 eine Aufzeichnungspflicht.
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