Ab 2026 wird elektronische Zeiterfassung für viele Betriebe Pflicht. Was sich ändert, welche Fristen gelten und wie Sie die Umstellung pragmatisch angehen.
Ein Experten-Take von Lilia Kakuno
Lilias Meinung: "Lasst uns ehrlich sein: Niemand jubelt, wenn der Gesetzgeber neue Bürokratie vorschreibt. Die Zeiterfassungspflicht 2026 klingt erstmal nach einem riesigen Kopfschmerz für jeden, der Schichtpläne jongliert. Aber aus meiner Erfahrung im Sicherheitsdienst weiß ich: Wenn wir uns einmal von der alten Zettelwirtschaft verabschieden, sparen wir uns am Ende des Monats so unglaublich viel Zeit und Ärger. Seht es nicht als lästige Pflicht, sondern als Chance, endlich Ordnung ins Chaos zu bringen!"
Das BAG-Urteil von September 2022 hat vielen von uns in der Branche erstmal den Boden unter den Füßen weggezogen. Plötzlich hieß es: Arbeitszeiterfassung ist kein nettes Extra mehr, sondern absolute Pflicht. Und jetzt, mit der anstehenden Arbeitszeitreform 2026, wird das Ganze noch konkreter – was gerade für uns im Schichtbetrieb echt reinhaut.
Lasst uns gemeinsam schauen, was da auf uns zukommt und wie wir das pragmatisch und ohne Panik über die Bühne bringen.
Es gibt im Grunde drei große Baustellen, die wir auf dem Schirm haben müssen:
Vergesst die alten Papier-Stundenzettel und die chaotischen Excel-Listen. Das Gesetz verlangt künftig ein elektronisches System. Das bedeutet konkret: Eine Software, eine App auf dem Smartphone oder ein festes Terminal, das Beginn, Ende und Dauer der Schichten erfasst. Kleine Ausnahme: Wer weniger als 10 Mitarbeiter hat, bekommt noch etwas Aufschub. Für alle anderen heißt es: Handeln.
Wir kennen es alle: Am Ende des Monats versuchen alle krampfhaft zu rekonstruieren, wer wann gearbeitet hat. Das ist bald Geschichte. Die Arbeitszeit muss am selben Tag erfasst werden. Für unsere Schichtteams bedeutet das einfach: Nach der Schicht kurz in der App abstempeln, fertig.
Alles, was wir erfassen, muss mindestens zwei Jahre lang revisionssicher gespeichert werden. Das System muss Manipulationen verhindern und im Fall einer Kontrolle durch die Aufsichtsbehörden direkt zugänglich sein.
Wenn man im Büro von 9 bis 17 Uhr sitzt, ist Zeiterfassung ein Kinderspiel. Aber in unserer Welt? Da sieht das komplett anders aus:
Ich habe bei unzähligen Betrieben gesehen, was bei der Umstellung schiefgehen kann. Macht nicht dieselben Fehler:
Auf den letzten Drücker starten: Wer bis kurz vor knapp wartet, verliert. Eine neue Software auszuwählen, das Team ins Boot zu holen und Prozesse anzupassen, dauert seine Zeit. Gebt euch und eurem Team mindestens 4-8 Wochen Vorlauf.
Einfach das billigste Tool nehmen: Eine plumpe Stempeluhr-App erfüllt zwar das Gesetz, bringt euch aber null Mehrwert. Verbindet die Erfassung direkt mit der Dienstplanung. Das ist ein echter Gamechanger. Wenn ihr noch unsicher seid, lest meinen Vergleich Excel vs. Software. So könnt ihr Ist- und Soll-Zeiten ohne Excel-Akrobatik abgleichen.
Das Team überrumpeln: Wenn ihr plötzlich eine Tracking-App einführt, denken alle sofort an Überwachung. Nehmt eure Leute mit! Erklärt ihnen, dass ihre Überstunden so endlich fair und sicher dokumentiert sind und die Abrechnung schneller geht. Das bewirkt Wunder für die Akzeptanz.
Datenschutz vergessen: Arbeitszeiten sind sensible Daten. Klärt vorher, wie lange Daten gespeichert und wer darauf zugreifen darf, damit die DSGVO euch nicht nachträglich auf die Füße fällt.
Glaubt mir, wenn das System erstmal läuft, werdet ihr es lieben – besonders am Monatsende:
Um das Ganze wirklich greifbar zu machen, hier meine persönliche Checkliste, wie ihr das Thema am besten angeht:
Klar, neue Pflichten nerven. Aber wer die Zeiterfassung als Chance nutzt, seine Zettelwirtschaft endlich zu digitalisieren, spart langfristig massiv Zeit und Nerven. Packen wir es an!
Das BAG hat 2022 entschieden, dass Arbeitgeber die Arbeitszeit bereits jetzt erfassen müssen. Die Arbeitszeitreform 2026 konkretisiert die Anforderungen und macht elektronische Erfassung für Betriebe ab einer bestimmten Größe verpflichtend.
Für Kleinbetriebe mit weniger als 10 Mitarbeitern gibt es Übergangsfristen. Für größere Betriebe wird ein elektronisches System zur Pflicht. Excel erfüllt die Anforderungen an Manipulationssicherheit in der Regel nicht.
Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Bei Schichtarbeit zusätzlich Pausenzeiten und Nachtarbeitsstunden. Die Erfassung muss zeitnah erfolgen.
Bußgelder bis zu 30.000 Euro sind möglich. Fehlende Zeiterfassung kann bei arbeitsrechtlichen Streitigkeiten zu Beweisproblemen zulasten des Arbeitgebers führen.
Ja. Für geringfügig Beschäftigte besteht nach dem Mindestlohngesetz bereits seit 2015 eine Aufzeichnungspflicht.