Kapazitätsplanung

Kapazitätsplanung im Personalkontext bedeutet: das verfügbare Arbeitszeitvolumen mit dem tatsächlichen Bedarf abzugleichen. Vereinfacht gesagt geht es um die Frage, ob genug Leute mit den richtigen Fähigkeiten da sind, um die anfallende Arbeit zu erledigen.

Bedarf und Kapazität

Auf der einen Seite steht der Bedarf: Wie viele Arbeitsstunden braucht der Betrieb in einer bestimmten Periode? Das hängt von Auftragsvolumen, Öffnungszeiten, saisonalen Schwankungen und anderen Faktoren ab. Auf der anderen Seite steht die Kapazität: Wie viele Arbeitsstunden können die vorhandenen Mitarbeiter leisten? Hier fließen Vertragsarbeitszeiten, Urlaub, Krankheit und Teilzeitmodelle ein.

Warum das für Schichtbetriebe wichtig ist

In einem Schichtbetrieb ist Kapazitätsplanung kein nettes Extra. Sie ist die Grundlage für jeden brauchbaren Dienstplan. Wenn die Kapazität dauerhaft unter dem Bedarf liegt, helfen auch die cleversten Schichtmodelle nichts. Dann braucht es neue Mitarbeiter, Leiharbeiter oder eine Anpassung der Betriebszeiten.

Kurz- und langfristige Perspektive

Kurzfristige Kapazitätsplanung betrifft die nächsten Wochen: Wer ist verfügbar, wer im Urlaub, wie werden offene Schichten besetzt? Langfristige Kapazitätsplanung blickt Monate oder Jahre voraus: Gehen Mitarbeiter in Rente? Wächst der Betrieb? Brauchen wir neue Qualifikationen? Wer beides im Griff hat, vermeidet sowohl Unterbesetzung als auch teure Überkapazitäten.

Rechenbeispiel

Ein Produktionsbetrieb braucht 3 Schichten mit je 5 Personen, 5 Tage pro Woche. Das sind 75 Personenschichten pro Woche. Mit einem Ausfallzeitfaktor von 1,25 (Urlaub, Krankheit, Fortbildung) liegt der tatsächliche Bedarf bei rund 19 Vollzeitäquivalenten. Wenn Sie nur 15 Leute haben, nutzt Ihnen kein Schichtmodell der Welt etwas. Dann fehlt schlicht die Kapazität.

Praxis-Tipp

Führen Sie einmal pro Quartal einen Kapazitätsabgleich durch. Vergleichen Sie die vertraglich verfügbaren Stunden aller Mitarbeiter mit dem geplanten Bedarf für die nächsten 3 Monate. Berücksichtigen Sie bereits genehmigte Urlaube und absehbare Abgänge. Wenn die Lücke größer als 10 % ist, brauchen Sie Maßnahmen: Neueinstellungen, Leiharbeit oder eine Anpassung der Betriebszeiten.