Aus der Praxis für die Praxis: Warum wir Dienstify gebaut haben, welche Probleme wir lösen und wie eine Dienstplan-App entsteht, die funktioniert.
Aus der Praxis: "Dienstify ist nicht in einem Silicon-Valley-Büro am Reißbrett entstanden. Es wurde geboren aus Frustration, nachts um 2 Uhr, wenn mal wieder ein Mitarbeiter ausgefallen ist und die Excel-Tabelle abgestürzt ist. Wir haben diese Software gebaut, weil wir sie selbst gebraucht haben, um unseren eigenen Sicherheitsdienst am Laufen zu halten. Und genau deshalb funktioniert sie auch in der echten Welt."
Wie entstehen Software-Ideen eigentlich? Die meisten starten mit einem abstrakten Business-Plan. Bei uns startete alles mit Schweiß, Stress und dem ganz normalen Wahnsinn in meinem eigenen Sicherheitsdienst.
Wer einen Schichtbetrieb leitet, kennt diese Momente. Freitagabend, 20 Uhr. Das Telefon klingelt. Krankmeldung für die Nachtschicht.
In meiner Welt bedeutete das früher: Panisch Excel-Tabellen öffnen, von denen man hofft, dass sie noch aktuell sind. Danach WhatsApp-Gruppen aktivieren ("Notfall, wer kann heute Nacht einspringen?"). Und während man noch auf eine Antwort wartet, durchsucht man die Zettelwirtschaft auf dem Schreibtisch. Beim Monatsabschluss begann dann das nächste Bangen: Sind wirklich alle Überstunden und Zuschläge sauber erfasst?
Ich suchte nach einer Lösung. Ich wollte eine Software, die einfach funktioniert. Eine App, die meine Mitarbeiter auf dem Handy verstehen, ohne vorher ein 50-seitiges Handbuch zu studieren. Und vor allem: ein Tool, das den Disponenten den Rücken freihält, statt mit unzähligen Features zu überfrachten. Der Markt gab das nicht her. Alles war entweder veraltet, sehr teuer oder in der Praxis unbrauchbar.
In der Praxis zeigen sich immer wieder dieselben drei Probleme:
Excel ist schnell eingerichtet. Was als simple Tabelle startet, wird jedoch schnell zum Monster aus zerschossenen Formeln und Versionen ("Dienstplan_final_V3_wirklich_neu.xlsx"). Bei uns gipfelte das darin, dass ein Disponent in "seiner" Datei plante, während ein anderer eine alte Kopie per Mail verschickte. Das Ergebnis: Ein Posten war doppelt besetzt, ein anderer stand komplett leer. Wer über einen Wechsel nachdenkt, findet im Vergleich Dienstplan Excel vs. Software eine fundierte Gegenüberstellung.
"Praktisch", dachte ich anfangs. In der Praxis gehen wichtige Planänderungen zwischen Memes, Geburtstagsgrüßen und "Ich habe den Schlüssel vergessen"-Nachrichten unter. Hinzu kommt der Datenschutz: Dienstliche Mitarbeiterdaten haben in privaten Messengern nichts verloren.
Das Arbeitszeitgesetz verhandelt nicht. Wer die 10-Stunden-Grenze überschreitet, Ruhezeiten ignoriert oder bei den Nachtarbeitszuschlägen Fehler macht, dem drohen Bußgelder bis zu 30.000 Euro pro Verstoß. "Das habe ich in meiner Excel-Spalte übersehen" interessiert den Zoll bei einer Prüfung nicht. Wer hier Sicherheit gewinnen möchte, findet im Guide zur Arbeitszeitgesetz-Compliance im Dienstplan das Wesentliche.
Wenn nichts vorhanden ist, das funktioniert, muss man es selbst bauen. Dienstify ist direkt im operativen Betrieb entstanden. Wir haben die erste Version für unseren eigenen Sicherheitsdienst gebaut und im Tagesgeschäft, bei echten Einsätzen und mit dem echten Team geprüft.
Alles, was sich heute in Dienstify findet, ist dort, weil wir es in der Praxis gebraucht haben:
Aus meiner Sicht: Der Sicherheitsdienst ist die anspruchsvollste Aufgabe in Sachen Dienstplanung. Ständig neue Einsatzorte, Nachtschichten, spontane Kundenwünsche und harte Qualifikationsvorgaben. Wenn eine Planungssoftware in dieser Branche besteht, funktioniert sie überall.
Heute arbeiten Security-Firmen, Restaurants und Hotels, Pflegeeinrichtungen, Handwerksbetriebe und Logistiker mit Dienstify.
Dienstify ist längst nicht mehr nur unser internes Tool. Es ist unsere Antwort auf die Frage, wie Schichtarbeit heute laufen sollte.
Wir sind überzeugt: Gute Software darf kein Luxus für Großkonzerne sein. Auch kleine und mittlere Teams brauchen Werkzeuge, die ab Tag eins funktionieren, ohne aufwändige Schulungen, ohne hohe Kosten und ohne IT-Studium.
Wir möchten Ihnen die Lebenszeit zurückgeben, die bisher mit Excel-Frust und WhatsApp-Chaos verloren ging. Ihre Zeit gehört Ihrem Geschäft und Ihrem Team.
Willkommen bei Dienstify. Von Praktikern, für Praktiker.
Wer Dienstify einführen möchte, dem empfehlen wir folgendes Vorgehen:
Lassen Sie uns gemeinsam das Chaos beenden.
Dienstify entstand aus der Praxis eines Sicherheitsdienstleisters. Der Gründer suchte vergeblich nach einer einfachen, bezahlbaren Dienstplan-Software und entwickelte sie kurzerhand selbst.
Dienstify eignet sich für alle Branchen mit Schichtbetrieb: Sicherheitsdienste, Gastronomie, Pflege, Gebäudereinigung, Logistik, Handwerk und Event-Personal.
Dienstify wurde von Schichtbetrieb-Praktikern entwickelt, nicht von reinen Software-Firmen. Jedes Feature hat einen konkreten Praxis-Hintergrund. Die Software ist bewusst einfach gehalten und erfordert keine Schulung.