Besetzungsplanung

Besetzungsplanung bedeutet, für jeden Bereich und jede Schicht festzulegen, wie viele Mitarbeiter mindestens anwesend sein müssen (Mindestbesetzung) und wie viele im Idealfall eingeplant werden sollten (Sollbesetzung).

Mindestbesetzung vs. Sollbesetzung

Die Mindestbesetzung ist die absolute Untergrenze. Wird sie unterschritten, kann der Betrieb nicht aufrechterhalten werden oder es drohen rechtliche Konsequenzen. In der Pflege gibt es hier gesetzliche Vorgaben, im Sicherheitsdienst vertragliche.

Die Sollbesetzung liegt darüber und berücksichtigt Puffer für einen reibungslosen Ablauf. Sie berücksichtigt, dass nicht jeder Tag perfekt läuft: Jemand wird krank, ein Termin dauert länger, eine ungeplante Aufgabe kommt dazu.

Wie wird die Besetzung festgelegt?

Typische Einflussfaktoren:

• Arbeitsaufkommen: Wie viel ist in der jeweiligen Schicht zu tun?
• Qualifikationsmix: Wie viele Fachkräfte und wie viele Hilfskräfte werden gebraucht?
• Gesetzliche Vorgaben: Fachkraftquoten, Betreuungsschlüssel, Sicherheitsvorschriften
• Betriebliche Erfahrung: Was hat sich in der Vergangenheit bewährt?

Verbindung zur Dienstplanung

Die Besetzungsplanung liefert den Rahmen für die Schichtplanung. Wenn Sie wissen, dass die Frühschicht mindestens 4 und optimalerweise 6 Mitarbeiter braucht, können Sie den Dienstplan gezielt darauf auslegen. Ohne diese Grundlage planen Sie nach Bauchgefühl, und das geht meistens nicht lange gut.

Besetzung nach Tageszeit

Nicht jede Schicht braucht die gleiche Besetzung. Ein Logistiklager hat morgens zwischen 07:00 und 10:00 Uhr den höchsten Wareneingang. In dieser Zeit brauchen Sie 8 Leute im Bereich Annahme. Ab Mittag reichen 4. Wenn Sie trotzdem den ganzen Tag 8 Personen einplanen, verbrennen Sie Personalkosten. Wenn Sie ganztags nur 4 planen, staut sich morgens die Ware.

Schlüsseln Sie die Besetzung deshalb nach Zeitfenstern auf, nicht nur nach Schicht. Das Ergebnis sind geteilte Schichten oder gestaffelte Anfangszeiten.

Praxis-Tipp

Überprüfen Sie die Besetzungszahlen regelmäßig, mindestens einmal im Quartal. Was vor einem Jahr gepasst hat, stimmt heute vielleicht nicht mehr. Neue Aufträge, geänderte Öffnungszeiten oder ein gewachsenes Team verändern den Personalbedarf. Schreiben Sie die Besetzungszahlen nicht in den Dienstplan, sondern pflegen Sie sie als eigene Vorgabe. So können Sie den Soll-Ist-Abgleich für jede Schicht automatisieren.