Aus der Praxis: "Auf dem Markt sind mittlerweile zahlreiche Tools verfügbar, und nahezu alle versprechen umfassende Lösungen. Lassen Sie sich nicht von Marketing-Versprechen blenden. In der Praxis zeigt sich schnell, welche Lösungen wirklich tragfähig sind, insbesondere bei harten Compliance-Anforderungen, anspruchsvollen Tarifverträgen oder komplexen Schichtmodellen. Im Folgenden zeigen wir, worauf es für Ihren Betrieb tatsächlich ankommt."
Excel hat in der professionellen Personalplanung kaum noch eine Daseinsberechtigung. Bei der Suche nach einer geeigneten Software stehen Anwender jedoch schnell vor einer großen Auswahl. Die Unterschiede zwischen den Tools sind erheblich und oft erst auf den zweiten Blick erkennbar.
Dieser Vergleich richtet sich an Disponenten, Geschäftsführer und Teamleiter im Sicherheitsdienst, in der Gastronomie, Pflege oder Logistik. Bewertet wird nicht nach Optik, sondern nach den Kriterien, die im Arbeitsalltag entscheidend sind: Bedienbarkeit, rechtliche Absicherung, fairer Preis und echter Branchen-Fit.
Worauf Sie bei der Auswahl wirklich achten müssen
Bevor Sie sich Demos ansehen, sollten Sie für sich diese drei grundlegenden Dinge klären:
1. Welches Ihrer Probleme hat die höchste Priorität?
- Sie möchten weniger Zeit auf die Planerstellung verwenden? Achten Sie auf Drag-and-Drop, durchdachte Vorlagen und automatische Verteilung.
- Compliance-Risiken sollen minimiert werden? Das Tool muss Ruhezeiten, das Arbeitszeitgesetz und Ihre Qualifikationen automatisch prüfen.
- Die Team-Kommunikation ist unstrukturiert? Fokus auf Mitarbeiter-App, direkte Push-Benachrichtigungen und einen einfachen Schichttausch-Prozess.
- Zeiterfassung ist ein zentrales Thema? Dann ist eine verlässliche Stempeluhr (idealerweise mit GPS) und eine korrekte Zuschlagsberechnung erforderlich.
In der Praxis zeigt sich: Kaum ein Tool ist in allen Bereichen führend. Wenn Sie Ihre Schwerpunkte kennen, finden Sie schneller die passende Lösung.
2. Ihre Branche gibt den Takt vor
Ein Tool ist nur dann von Nutzen, wenn es Ihren Arbeitsalltag abbildet. Ein Pflegeheim scheitert ohne saubere Fachkraftquoten-Überwachung. Ein Sicherheitsdienst benötigt zwingend Bewacherregister und Objektplanung. Ein Café legt Wert auf eine einfache Minijob-Verwaltung. Prüfen Sie genau, ob das Tool Ihre branchenspezifischen Anforderungen abbildet.
3. Was ist ein fairer Preis?
Nahezu alle Anbieter rechnen pro Mitarbeiter und Monat ab. Die Spannweite reicht von Freemium (0 Euro) bis zu Paketen über 6 Euro pro Kopf. Bei 50 Mitarbeitern liegt das zwischen 0 und 300 Euro monatlich. Wichtig: Fragen Sie immer nach versteckten Setup-Gebühren.
1. Dienstify
- Stärken: Die ArbZG-Compliance-Engine ist überzeugend, Zuschläge werden vollautomatisch berechnet und es ist keine native App erforderlich, das Browser-Portal genügt.
- Geeignet für: Sicherheitsdienste, Gastronomie, Gebäudereinigung und Pflege.
- Zeiterfassung: Vollständig integriert (Browser, Tablet, mobil).
- Compliance: Prüft vollautomatisch Ruhezeiten, Höchstarbeitszeit und Qualifikationen.
- Preis: Einstieg ab 1,50 € pro Mitarbeiter/Monat.
- Server: Deutschland.
2. Papershift
- Stärken: Solider, breiter Funktionsumfang sowie ein umfangreiches Fach-Lexikon. (Den direkten Faktenvergleich finden Sie unter Papershift vs Dienstify.)
- Geeignet für: Den klassischen Mittelstand über alle Branchen hinweg.
- Zeiterfassung: Integriert.
- Compliance: Erfüllt die ArbZG-Basics solide.
- Preis: Ab 3 € pro Mitarbeiter/Monat.
- Server: Deutschland.
3. Shiftbase
- Stärken: Gutes Abwesenheitsmanagement und einige zusätzliche HR-Funktionen.
- Geeignet für: Betriebe, die Planung mit weiteren HR-Features verknüpfen möchten.
- Zeiterfassung: Enthalten.
- Compliance: Auf grundlegendem Niveau.
- Preis: Ab 3 € pro Mitarbeiter/Monat.
- Server: EU (Niederlande).
4. Staffomatic
- Stärken: Einfache Bedienung, das System für offene Schichten und Schichttausch funktioniert zuverlässig.
- Geeignet für: Gastronomie, Einzelhandel oder kleinere Teams.
- Zeiterfassung: Grundfunktionen vorhanden.
- Compliance: Stößt an Grenzen.
- Preis: Ab 3,50 € pro Mitarbeiter/Monat.
- Server: Deutschland.
5. Planday
- Stärken: Internationaler Fokus, Features für Umsatzplanung und Revenue-Forecasting.
- Geeignet für: Gastronomie und Hospitality im größeren Stil.
- Zeiterfassung: Integriert.
- Compliance: International ausgelegt, deutsche Besonderheiten weniger berücksichtigt.
- Preis: Ab 2,99 € pro Mitarbeiter/Monat.
- Server: EU (Dänemark).
6. gastromatic
- Stärken: Spezialist für die Gastronomie. Umsatzbasierte Planung und Trinkgeld-Verwaltung sind ausgereift.
- Geeignet für: Restaurants, größere Hotels und Bars.
- Zeiterfassung: Integriert.
- Compliance: Fokus auf gastronomische Regelwerke.
- Preis: Auf Anfrage.
- Server: Deutschland.
7. Kenjo
- Stärken: All-in-One HR-Plattform inklusive Onboarding und Performance Management.
- Geeignet für: Betriebe, die ein vollständiges HR-System suchen, in dem die Dienstplanung ein Modul ist.
- Zeiterfassung: Enthalten.
- Compliance: Basis-Prüfungen für das ArbZG.
- Preis: Ab 4,50 € pro Mitarbeiter/Monat.
- Server: EU.
8. Factorial
- Stärken: Umfassende HR-Suite, Dokumentenmanagement, Lohnabrechnungs-Features.
- Geeignet für: Unternehmen auf Wachstumskurs mit umfangreichen HR-Anforderungen.
- Zeiterfassung: Integriert.
- Compliance: Grundfunktionen vorhanden.
- Preis: Auf Anfrage.
- Server: EU (Spanien).
9. Aplano
- Stärken: Günstig, einfach und schnell einsatzbereit.
- Geeignet für: Kleine Teams beim Umstieg von Excel.
- Zeiterfassung: Grundfunktion.
- Compliance: Rudimentär.
- Preis: Drei Tarife (Core, Basic, Pro) ab 0,50 € pro Mitarbeiter/Monat, 14 Tage Test ohne Kreditkarte. (Direkter Faktenvergleich: Aplano vs Dienstify.)
- Server: Deutschland.
10. Clockodo
- Stärken: Spezialist für Zeiterfassung, Projekt-Tracking und Reporting.
- Geeignet für: Agenturen, Dienstleister und Handwerk.
- Zeiterfassung: Kernfunktion.
- Compliance: Fokus auf Arbeitszeiten.
- Preis: Ab 5,50 € pro Nutzer/Monat.
- Server: Deutschland.
11. Shyftplan
- Stärken: Komplexe Rotations- und Mehrwerk-Modelle, regelbasierte Auto-Planung, tiefe HR-/SAP-Integrationen.
- Geeignet für: Industrie und Projektfertigung ab 200 Mitarbeitenden mit eigenem HR-IT-Team.
- Zeiterfassung: Tief integriert.
- Compliance: Umfassend, regelbasiert.
- Preis: Paketbasiert auf Anfrage, Enterprise-Segment.
- Server: Deutschland. (Direkter Faktenvergleich für KMU: Shyftplan vs Dienstify.)
Der schnelle Feature-Check für Sie
| Tool | Preis/MA/Monat | ArbZG-Prüfung | Zuschlagsberechnung | Mitarbeiter-App | Branchen-Fokus |
|---|
| Dienstify | ab 1,50 € | Automatisch | Ja | Browser-Portal | Sicherheit, Gastro, Pflege |
| Papershift | ab 3,00 € | Grundlegend | Eingeschränkt | Ja | Branchenübergreifend |
| Shiftbase | ab 3,00 € | Grundlegend | Nein | Ja | HR-fokussiert |
| Staffomatic | ab 3,50 € | Begrenzt | Nein | Ja | Gastro, Einzelhandel |
| Planday | ab 2,99 € | Begrenzt | Eingeschränkt | Ja | Hospitality |
| gastromatic | Auf Anfrage | Gastro-spezifisch | Ja | Ja | Gastronomie |
| Kenjo | ab 4,50 € | Grundlegend | Nein | Ja | HR-Suite |
| Factorial | Auf Anfrage | Grundlegend | Nein | Ja | HR-Suite |
| Aplano | ab 0,50 € | Begrenzt | Nein | Ja | Kleine Teams |
| Clockodo | ab 5,50 € | Nein | Nein | Ja | Zeiterfassung |
| Shyftplan | Auf Anfrage | Umfassend | Ja | Ja | Industrie/Enterprise |
Welche Software passt zu Ihrer Branche?
Sicherheitsdienst
Im Sicherheitsgewerbe sind Objektplanung, der Check für Sachkundeprüfungen (§ 34a) und eine zuverlässige Zuschlagsberechnung nach dem Tarifvertrag zwingend erforderlich. Nacht- und Feiertagsschichten gehören zum Alltag.
Empfehlung: Achten Sie konsequent auf die ArbZG-Compliance. Generische Tools stoßen hier schnell an ihre Grenzen.
Gastronomie
In der Gastronomie steht anderes im Vordergrund: Das System muss intuitiv bedienbar sein (hoher Personalwechsel), die Verwaltung von Minijobbern muss sauber laufen und der Schichttausch untereinander muss reibungslos funktionieren. Eine dedizierte Dienstplan Software für die Gastronomie nimmt hier viel Aufwand ab.
Empfehlung: gastromatic ist der Spezialist, hat aber seinen Preis. Für viele Betriebe sind schlankere Tools wie Dienstify oder Staffomatic ausreichend.
Pflege
Dreischichtmodelle, Ausfallmanagement und die strenge Fachkraftquote prägen den Alltag.
Empfehlung: Lassen Sie sich detailliert zeigen, wie das Tool Qualifikationsanforderungen verwaltet. Ein System, das nicht zwischen Pflegefachkraft und Hilfskraft unterscheiden kann, ist nicht einsatzfähig.
Handwerk & Logistik
Mobile Einsatzorte prägen den Alltag. Baustellenzuordnung, Dokumentation der Fahrzeiten und eine leistungsfähige mobile Zeiterfassung sind zentral.
Empfehlung: Bei reinen Projektzeiten ist Clockodo eine gute Wahl. Wer zusätzlich Schichten planen muss, sollte Dienstify oder Shiftbase prüfen.
Checkliste: Pflichtfunktionen jedes Anbieters
Branchenunabhängig sollten Sie 2026 von jedem Anbieter folgende Basisfunktionen erwarten:
- Eine verlässliche Zeiterfassung (gesetzlich vorgeschrieben)
- Saubere DSGVO-Vorgaben (EU-Server und ein AV-Vertrag sind Pflicht)
- Mobiler Zugriff für das Team (App oder Browser)
- Stabile Daten-Exporte für die Lohnbuchhaltung
- Mindestens eine rudimentäre Warnung bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz
Wählen Sie nicht das Tool mit den meisten Funktionen, sondern jenes, das Ihr Team tatsächlich gerne nutzt.
Hinweis: Dieser Marktüberblick spiegelt die öffentlich verfügbaren Informationen (Stand: März 2026) wider. Prüfen Sie Ihre Favoriten in einer kostenlosen Testphase.