Excel war gestern. Aber welche Software ist heute die richtige? Der Markt wächst schnell, und die Unterschiede zwischen den Anbietern sind deutlich größer, als es die Marketing-Seiten vermuten lassen.
Dieser Vergleich richtet sich an Disponenten, Geschäftsführer und Teamleiter in Schichtbetrieben - egal ob Sicherheitsdienst, Gastronomie, Pflege oder Logistik. Bewertet wird nach dem, was im Alltag zählt: Bedienbarkeit, Compliance, Preis und Branchen-Eignung.
Worauf es bei der Auswahl ankommt
Bevor Sie sich Tools anschauen, klären Sie drei Fragen:
1. Welches Problem lösen Sie zuerst?
- Planungsaufwand reduzieren: Drag-and-Drop, Vorlagen, automatische Verteilung
- Compliance sichern: Automatische Prüfung von Ruhezeiten, Höchstarbeitszeit, Qualifikationen
- Kommunikation verbessern: Mitarbeiter-App, Push-Benachrichtigungen, Schichttausch
- Zeiterfassung digitalisieren: Stempeluhr, GPS, Zuschlagsberechnung
Kaum ein Tool ist in allen Bereichen gleich stark. Wenn Sie Ihre Prioritäten kennen, finden Sie schneller die richtige Lösung.
2. Welche Branche, welche Anforderungen?
Ein Pflegeheim braucht Fachkraftquoten-Überwachung. Ein Sicherheitsdienst braucht Bewacherregister-Integration und Objektplanung. Ein Café braucht einfache Minijob-Verwaltung. Die Branche bestimmt, welche Spezialfunktionen wirklich unverzichtbar sind.
3. Was darf es kosten?
Die meisten Tools rechnen pro Mitarbeiter und Monat ab. Die Spanne: 0 Euro (Freemium) bis über 6 Euro pro Mitarbeiter. Bei 50 Mitarbeitern sind das 0-300 Euro monatlich, plus eventuell Setup-Gebühren.
Die 10 besten Dienstplan-Tools im Überblick
1. Dienstify
- Stärken: ArbZG-Compliance-Engine, automatische Zuschlagsberechnung, Mitarbeiter-Portal ohne App-Installation, starker Fokus auf Sicherheitsdienst und Schichtbetriebe
- Besonders geeignet für: Sicherheitsdienste, Gastronomie, Gebäudereinigung, Pflege
- Zeiterfassung: Integriert (Browser, Tablet, mobil)
- Compliance: Automatische Prüfung von Ruhezeiten, Höchstarbeitszeit, Qualifikationen
- Preis: Ab 1,50 €/Mitarbeiter/Monat
- Serverstandort: Deutschland
2. Papershift
- Stärken: Breiter Funktionsumfang, gute Zeiterfassung, umfangreiches Lexikon
- Besonders geeignet für: Mittelständische Unternehmen aller Branchen
- Zeiterfassung: Integriert
- Compliance: Grundlegende ArbZG-Prüfung
- Preis: Ab 3 €/Mitarbeiter/Monat
- Serverstandort: Deutschland
3. Shiftbase
- Stärken: Abwesenheitsmanagement, HR-Funktionen, gute Integrationen
- Besonders geeignet für: Unternehmen, die HR und Planung kombinieren wollen
- Zeiterfassung: Integriert
- Compliance: Grundlegende Prüfungen
- Preis: Ab 3 €/Mitarbeiter/Monat
- Serverstandort: EU (Niederlande)
4. Staffomatic
- Stärken: Einfache Bedienung, Schichttausch-Funktion, offene Schichten
- Besonders geeignet für: Gastronomie, Einzelhandel, kleinere Teams
- Zeiterfassung: Grundfunktion integriert
- Compliance: Begrenzt
- Preis: Ab 3,50 €/Mitarbeiter/Monat
- Serverstandort: Deutschland
5. Planday
- Stärken: Internationale Ausrichtung, Umsatzplanung, Revenue-Forecasting
- Besonders geeignet für: Gastronomie und Hospitality
- Zeiterfassung: Integriert
- Compliance: Auf internationale Märkte ausgerichtet, deutsche Spezifika begrenzt
- Preis: Ab 2,99 €/Mitarbeiter/Monat
- Serverstandort: EU (Dänemark)
6. gastromatic
- Stärken: Spezialisiert auf Gastronomie, Umsatz-basierte Planung, Trinkgeld-Verwaltung
- Besonders geeignet für: Restaurants, Hotels, Bars
- Zeiterfassung: Integriert
- Compliance: Gastro-spezifische Regeln
- Preis: Auf Anfrage
- Serverstandort: Deutschland
7. Kenjo
- Stärken: All-in-One HR-Plattform, Onboarding, Performance Management
- Besonders geeignet für: Unternehmen, die eine vollständige HR-Lösung suchen
- Zeiterfassung: Integriert
- Compliance: Grundlegende ArbZG-Prüfung
- Preis: Ab 4,50 €/Mitarbeiter/Monat
- Serverstandort: EU
8. Factorial
- Stärken: Breite HR-Suite, Dokumentenmanagement, Lohnabrechnung
- Besonders geeignet für: Wachsende Unternehmen mit umfassenden HR-Bedürfnissen
- Zeiterfassung: Integriert
- Compliance: Grundlegend
- Preis: Auf Anfrage
- Serverstandort: EU (Spanien)
9. Aplano
- Stärken: Einfach, günstig, schnelle Einrichtung
- Besonders geeignet für: Kleine Teams, Einstieg in digitale Planung
- Zeiterfassung: Grundfunktion
- Compliance: Begrenzt
- Preis: Kostenlose Basisversion, Premium ab 1,80 €/Mitarbeiter/Monat
- Serverstandort: Deutschland
10. Clockodo
- Stärken: Starke Zeiterfassung, Projektzeit-Tracking, Reporting
- Besonders geeignet für: Dienstleister, Agenturen, Handwerk
- Zeiterfassung: Kernfunktion
- Compliance: Zeiterfassungsfokus
- Preis: Ab 5,50 €/Nutzer/Monat
- Serverstandort: Deutschland
Vergleichstabelle: Die wichtigsten Kriterien
| Tool | Preis/MA/Monat | ArbZG-Prüfung | Zuschlagsberechnung | Mitarbeiter-App | Branchen-Fokus |
|---|
| Dienstify | ab 1,50 € | Automatisch | Ja | Browser-Portal | Sicherheit, Gastro, Pflege |
| Papershift | ab 3,00 € | Grundlegend | Eingeschränkt | Ja | Branchenübergreifend |
| Shiftbase | ab 3,00 € | Grundlegend | Nein | Ja | HR-fokussiert |
| Staffomatic | ab 3,50 € | Begrenzt | Nein | Ja | Gastro, Einzelhandel |
| Planday | ab 2,99 € | Begrenzt | Eingeschränkt | Ja | Hospitality |
| gastromatic | Auf Anfrage | Gastro-spezifisch | Ja | Ja | Gastronomie |
| Kenjo | ab 4,50 € | Grundlegend | Nein | Ja | HR-Suite |
| Factorial | Auf Anfrage | Grundlegend | Nein | Ja | HR-Suite |
| Aplano | ab 0,00 € | Begrenzt | Nein | Ja | Kleine Teams |
| Clockodo | ab 5,50 € | Nein | Nein | Ja | Zeiterfassung |
Entscheidungshilfe nach Branche
Sicherheitsdienst
Sie brauchen: Objektplanung, Qualifikationsprüfung (§ 34a), Tarifvertrag-konforme Zuschlagsberechnung, Nacht- und Feiertagsplanung, mobile Zeiterfassung.
Achten Sie auf automatische ArbZG-Compliance und minutengenaue Zuschlagsberechnung. Generische HR-Tools decken die Besonderheiten des Sicherheitsgewerbes oft nicht ab.
Gastronomie
Sie brauchen: Einfache Bedienung (auch für wechselndes Personal), Minijob-Verwaltung, Schichttausch, Umsatz-basierte Planung.
gastromatic ist der Spezialist, aber nicht gerade günstig. Für kleinere Betriebe reichen Tools wie Dienstify oder Staffomatic mit Gastro-Fokus.
Pflege
Sie brauchen: Fachkraftquoten-Überwachung, Qualifikationsmanagement, Dreischichtmodelle, Ausfallmanagement.
Prüfen Sie, ob das Tool die pflegespezifischen Anforderungen abbilden kann. Generische Tools scheitern hier oft an der Fachkraftquote.
Handwerk & Logistik
Sie brauchen: Baustellenzuordnung, mobile Zeiterfassung, Fahrtzeit-Dokumentation, Projektauswertung.
Clockodo ist stark bei der Zeiterfassung, aber schwach bei der Schichtplanung. Wer beides braucht, fährt mit Dienstify oder Shiftbase besser.
Was alle Tools gemeinsam haben sollten
Unabhängig von der Branche: Jede moderne Dienstplan-Software sollte:
- Zeiterfassung bieten (ab 2026 gesetzliche Pflicht)
- DSGVO-konform sein (Serverstandort EU, AV-Vertrag)
- Mobilen Zugriff ermöglichen (Browser oder App)
- Exporte für die Lohnbuchhaltung unterstützen
- Grundlegende ArbZG-Prüfung automatisch durchführen
Was dieser Vergleich nicht leistet
Dieser Vergleich basiert auf öffentlich verfügbaren Informationen der Anbieter (Stand: März 2026). Preise, Funktionen und Bedingungen können sich jederzeit ändern. Testen Sie vor einer Entscheidung am besten die kostenlose Testversion mit Ihrem eigenen Team.
Jedes Tool hat seine Stärken. Die beste Software ist am Ende die, die Ihr Team tatsächlich nutzt, nicht die mit den meisten Features auf der Website.
